AI per il non profit: report, ricevute e verbali

Il lavoro d'ufficio con un piccolo gruppo

L'AI per il non profit è più utile nel lavoro d'ufficio, dove un piccolo gruppo porta lo stesso carico di report e pratiche di un'organizzazione molto più grande.

Una piccola associazione o un gruppo di quartiere spesso va avanti con pochi dipendenti e una turnazione di volontari. Le attività per la missione sono il motivo per cui le persone si sono impegnate. Il lavoro d'ufficio arriva insieme: report per il consiglio direttivo, report per ogni finanziatore nel formato di ciascuno, ricevute dei volontari, verbali di ogni riunione, moduli per i nuovi fornitori e i nuovi volontari. Gran parte si fa la sera, dalle stesse persone che di giorno hanno portato avanti le attività.

Quasi tutto questo lavoro segue uno schema. Il fascicolo per il consiglio ha le stesse sezioni ogni trimestre. Le ricevute riportano sempre gli stessi pochi dati. I verbali registrano decisioni e azioni nello stesso ordine. Dove un lavoro segue uno schema e finisce in un documento, l'AI per il non profit può prendersi la battitura e il copia e incolla, lasciando al gruppo la lettura, il controllo e le decisioni.

Questa guida guarda ai lavori d'ufficio in cui l'automazione può fare il primo passaggio. Non parla di raccolta fondi, database dei donatori o invii di massa; riguardano relazioni e dati personali che richiedono un'attenzione a parte, e non sono ciò che costruiamo.

Una regola attraversa tutto ciò che segue: il lavoro arriva pronto, nel posto giusto. Un report arriva a un finanziatore solo dopo che qualcuno del gruppo l'ha letto. Un'email esce dalla casella solo quando una persona preme invio.

Report per finanziatori e consiglio direttivo

La reportistica automatica raccoglie i numeri e i fatti che tieni già in fogli e cartelle e li mette in un report in bozza, nella forma che ogni lettore si aspetta.

I dati per la maggior parte dei report esistono già: fogli presenze, registri delle attività, spese per ogni contributo, ore dei volontari. Il lavoro sta nel ricopiarli in un nuovo formato ogni trimestre, controllare i totali e scrivere lo stesso tipo di commento. Un robot può prendere i numeri dai tuoi fogli, inserirli nel modello di ogni finanziatore o nel fascicolo per il consiglio e segnalare ciò che manca, per esempio un'attività senza numeri per il mese.

I finanziatori chiedono spesso gli stessi fatti in forme diverse: uno vuole una tabella per mese, un altro una breve relazione, un terzo il dettaglio delle spese per voce di bilancio. Tenere un solo insieme ordinato di fogli e lasciare che il robot produca ogni formato da lì vuol dire che i numeri coincidono in tutti i report, perché vengono dallo stesso posto. Quando un numero cambia, cambia una volta sola.

Quello che non fa è decidere cosa significano i numeri. Il commento, il racconto del trimestre e qualunque cosa si dica sui risultati restano alle persone che hanno fatto il lavoro. La bozza dà loro un punto di partenza pulito invece di una pagina bianca.

I report automatici e i cruscotti su misura sui tuoi strumenti sono offerti e costruiti su misura; oggi non sono attivi per un cliente. La tabella qui sotto mostra a che punto è ogni lavoro d'ufficio tipico di un ente non profit.

Ricevute e note spese

L'automazione delle note spese legge foto e PDF delle ricevute e li trasforma in note spese in bozza, ordinate per persona e per mese, che qualcuno approva.

Volontari e dipendenti spendono piccole somme di continuo: biglietti del treno, materiale per un evento, una cartuccia per la stampante. Le ricevute arrivano come foto dal telefono, foglietti stropicciati ed email inoltrate. Poi qualcuno le ricopia una per una, le abbina a un contributo o a una voce di bilancio e insegue quelle mancanti prima della chiusura dei conti.

Le ricevute sono anche il punto in cui si infilano i piccoli errori: un importo inserito due volte, una ricevuta archiviata nel mese sbagliato, un acquisto imputato al contributo sbagliato. Una bozza che porta l'immagine accanto ai numeri permette a chi approva di confrontarli con un'occhiata.

Il nostro servizio per le note spese è offerto e costruito su misura. Usa lo stesso motore del nostro robot per le fatture dei fornitori, che è attivo oggi: legge il documento, prepara una registrazione in bozza con l'immagine allegata e passa a una persona ciò che non è chiaro invece di indovinare.

Ecco come una ricevuta passa dal telefono di un volontario a una registrazione approvata:

1. Il volontario fotografa la ricevuta e la manda a un'unica casella condivisa, oppure la lascia in un'unica cartella.
2. Il robot legge il fornitore, la data, l'importo e l'eventuale imposta indicata.
3. Prepara una nota spese in bozza con l'immagine allegata, sotto il nome della persona e il mese.
4. Se la ricevuta è illeggibile o la voce di bilancio non è chiara, va a una persona con una breve nota.
5. Il tesoriere o il responsabile amministrativo rivede le bozze del mese e le approva.
6. Ogni passaggio viene scritto nel registro delle azioni, così la traccia c'è quando i conti vengono verificati.

Verbali del consiglio e azioni

I verbali delle riunioni si possono preparare in bozza da una registrazione o da appunti sommari: decisioni, azioni con responsabili e date, ed email di follow-up pronte perché una persona le invii.

I segretari del consiglio sono spesso volontari, e i verbali vengono scritti giorni dopo, a memoria e da poche righe scarabocchiate. Una bozza preparata dalla registrazione o dagli appunti dà al segretario qualcosa da correggere invece di qualcosa da scrivere. Il nostro servizio per i verbali delle riunioni è offerto e costruito su misura.

Si usano solo le riunioni che l'ente sceglie di registrare, e tutti i presenti devono saperlo ed essere d'accordo prima che la registrazione parta. Le regole sulle registrazioni e sui libri sociali variano, quindi verifica con il tuo consulente. Il segretario legge e corregge la bozza, e il presidente la approva come sempre. Non è il robot a decidere cosa entra nel verbale ufficiale; lo decidono le persone.

Pratiche di volontari e fornitori

Le pratiche di inserimento di fornitori e volontari si possono richiedere, raccogliere, controllare e archiviare, con una persona che approva ogni nuova scheda.

Un nuovo fornitore deve dare le coordinate bancarie, un documento assicurativo e magari un accordo firmato. Un nuovo volontario può dover firmare un accordo, indicare i contatti di emergenza e fare i controlli che la tua attività richiede. Ogni documento arriva in un momento diverso, e manca sempre qualcosa.

L'inserimento di clienti e fornitori e la preparazione dei kit di benvenuto sono offerti e costruiti su misura, e lavorano sui tuoi modelli. La firma passa dalla nostra pagina di firma online dei contratti, che è attiva oggi. Ecco cosa un ente non profit può aspettarsi che il robot gestisca qui:

• Preparare in bozza l'email che chiede ogni documento, perché una persona la invii.
• Raccogliere ciò che torna indietro nella cartella giusta.
• Controllare i documenti mancanti o scaduti.
• Preparare gli accordi dai tuoi modelli, da firmare su una pagina riservata.
• Aggiungere una riga al tuo registro dopo che una persona ha approvato la nuova scheda.
• Lasciare ogni valutazione di idoneità alle persone che ne sono responsabili.

Partire in piccolo

Parti da un solo lavoro d'ufficio che il gruppo ripete ogni mese e che si controlla in fretta, e aggiungi il successivo solo quando il primo gira senza intoppi.

Per molte piccole organizzazioni quel primo lavoro è la pila delle ricevute o il fascicolo mensile per il consiglio. Mettilo per iscritto come lo spiegheresti a un nuovo volontario: dove arriva il lavoro, cosa se ne fa, dove va il risultato e chi lo firma. Usa l'autovalutazione di questa pagina per vedere quali dei tuoi compiti sono buoni candidati.

I nostri dipendenti AI si noleggiano ogni mese, girano sui nostri server e lavorano dentro la tua casella di posta, le tue cartelle, i tuoi fogli e il tuo sistema contabile. I tuoi dati restano tuoi; se il noleggio si ferma, si ferma anche il flusso di lavoro e tutto resta nei tuoi account. Il prezzo è un unico canone mensile per flusso di lavoro, scritto nel preventivo. Le condizioni dei contributi e le regole contabili degli enti non profit vanno verificate con il tuo consulente. Questa è la forma onesta dell'AI per il non profit: meno battitura sulla routine, e le stesse persone che prendono ogni decisione.

Domande