AI per ristoranti: fatture dei fornitori e storico prezzi

Le carte dietro la cucina

L'AI per ristoranti più utile lavora dietro la porta della cucina, sulle fatture dei fornitori, sui cambi di prezzo e sulle ricevute che si accumulano ogni settimana.

Un ristorante con molto lavoro compra da tanti fornitori: frutta e verdura, carne, pesce, latticini, secco, bevande, prodotti per la pulizia, biancheria. Le consegne arrivano più volte a settimana, e ognuna porta una fattura o un documento di trasporto. Qualcuno deve confrontarla con ciò che è arrivato, registrarla nel sistema contabile, archiviarla e accorgersi quando un prezzo si è mosso. In molti locali quel qualcuno è il titolare o lo chef, dopo il servizio, a una scrivania sul retro.

L'automazione per ristoranti viene spesso venduta come app per gli ordini, sistemi di prenotazione o chat per gli ospiti. È un altro argomento, e non è ciò che costruiamo. Questa guida parla dell'ufficio: le carte che decidono se il food cost che hai previsto è il food cost che paghi davvero.

Una regola vale dall'inizio alla fine: il lavoro arriva pronto nel posto giusto. Una fattura resta in bozza finché il titolare non la approva, e un ordine lo fa sempre una persona.

Fatture dei fornitori

L'automazione del ciclo passivo legge ogni fattura del fornitore appena arriva e crea una fattura passiva in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato, archiviata sotto il fornitore.

Il nostro robot per le fatture dei fornitori è attivo oggi. Legge la casella di posta e una cartella di deposito, riconosce fatture e note di credito dei fornitori e prepara la fattura passiva in bozza. Ciò che non può registrare con esattezza, come un rimborso o un fornitore sconosciuto, va a una persona invece di essere indovinato. Un nuovo fornitore viene creato solo dopo l'approvazione del titolare.

I ristoranti qui hanno una trappola particolare: consegne incomplete e sostituzioni. La fattura dice dieci cassette, in cucina ne sono arrivate otto; la fattura indica un taglio, l'autista ne ha portato un altro. Il robot non controlla la cella frigorifera, quindi chi ha ricevuto la merce segna ancora cosa è arrivato davvero. Quello che fa è mettere ogni fattura davanti a quella persona come bozza ordinata con il PDF accanto, così il confronto richiede secondi invece di una ricerca in una pila di carta. Quando segue una nota di credito, il robot la riconosce e la passa a una persona perché la abbini alla fattura originale.

Per un ristorante, il percorso dalla consegna alla fattura in bozza è questo:

1. Il fornitore manda la fattura per email, oppure qualcuno fotografa la copia cartacea e la lascia in una cartella condivisa.
2. Il robot la riconosce come fattura o nota di credito e legge fornitore, data, numero, righe e totali.
3. Crea una fattura passiva in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato.
4. Archivia il PDF nella cartella del fornitore.
5. Aggiunge ogni riga, con il suo prezzo unitario, allo storico prezzi.
6. Ciò che non è chiaro, come un accredito per merce resa o un fornitore nuovo, va a una persona con una nota.
7. Il titolare rivede le bozze e le approva; il robot scrive ogni passaggio nel registro delle azioni.

Lo storico prezzi degli ingredienti

Uno storico prezzi è un registro di ogni ingrediente che hai comprato, con il suo prezzo unitario su ogni fattura, così un aumento si vede nel momento in cui succede.

I prezzi dei fornitori si muovono di continuo, spesso di poco e spesso senza una lettera che lo annunci. Una cassetta di pomodori, un chilo di burro, una bottiglia del vino della casa: ogni cambio sembra piccolo da solo, e si nasconde in una fattura con molte righe. Nel corso di una stagione, quei piccoli movimenti cambiano quanto costa davvero un piatto.

Il nostro robot per lo storico prezzi è attivo oggi. Costruisce dalle fatture passate un registro di ogni riga di prodotto mai comprata e venduta, con il suo prezzo unitario, e lo tiene aggiornato da solo man mano che arrivano le nuove. Per un ristorante, il monitoraggio dei prezzi smette di essere un controllo occasionale e diventa una traccia sempre disponibile. La tabella mostra cosa contiene il registro per un singolo ingrediente.

Uno storico prezzi è utile solo se qualcuno lo guarda. Molte cucine lo rivedono quando calcolano il costo di un menù nuovo o ne rifanno uno vecchio: nel costo della ricetta va l'ultimo prezzo unitario di ogni ingrediente, invece del prezzo che qualcuno ricorda dalla stagione scorsa. Aiuta anche prima di una conversazione con un fornitore, perché il registro mostra quando è avvenuto ogni aumento e su quali fatture. Il robot tiene la traccia; decidere cosa fare di un aumento, se cambiare un piatto, una porzione o un fornitore, resta al titolare e allo chef.

Ricevute e piccola cassa

Le ricevute dei piccoli acquisti si possono leggere e trasformare in note spese in bozza con l'immagine allegata, ordinate per persona e per mese per l'approvazione.

Ogni cucina le ha: una corsa al mercato per le erbe aromatiche, una padella da sostituire, contanti dati a un corriere. Le ricevute finiscono in un cassetto, in una tasca della giacca o nella galleria del telefono, e vengono registrate di corsa a fine mese, se va bene.

Per l'AI per ristoranti, le ricevute sono il secondo lavoro naturale. Il nostro servizio per le note spese è offerto e costruito su misura. Usa lo stesso motore del robot per le fatture dei fornitori. Il personale fotografa la ricevuta e la manda in un unico posto; il robot legge data, negozio e importo e prepara una registrazione; il responsabile approva il mese. Le ricevute illeggibili vanno a una persona invece di essere indovinate.

Le pratiche del personale

Le pratiche di assunzione del nuovo personale si possono preparare dai tuoi modelli, firmare su una pagina riservata e archiviare nella cartella del dipendente.

I ristoranti assumono spesso, e ogni nuovo arrivato ha bisogno di una bozza di contratto, di moduli e di una lista di controllo completata prima del primo turno. Il nostro servizio per le pratiche di inserimento dei dipendenti è offerto e costruito su misura: prepara il kit di benvenuto dai modelli che usi già, lo fa firmare sulla nostra pagina di firma online, che è attiva oggi, e lo archivia. Non gestisce le buste paga e non dà consulenza legale; le regole sul lavoro vanno verificate con il tuo consulente.

Altri lavori d'ufficio di un ristorante e a che punto sono:

• Archiviazione delle fatture: le fatture che arrivano nelle caselle aziendali archiviate per mese nella cartella della contabilità. Attivo oggi.
• Riepilogo quotidiano della posta: le email nuove e senza risposta del giorno prima su tutte le tue caselle, ciascuna con un breve riassunto. Attivo oggi.
• Ordini di acquisto: una riga in un foglio e due conferme, poi il PDF dell'ordine e un'email in bozza. Attivo oggi.
• Inserimento dei fornitori: i documenti che un nuovo fornitore deve fornire richiesti con un'email in bozza, controllati e archiviati. Offerto, costruito su misura.
• Solleciti di pagamento e una vista della liquidità. Offerti, costruiti su misura.

Come cominciare

Parti dalle fatture dei fornitori, perché alimentano sia la contabilità sia lo storico prezzi, e aggiungi più avanti le ricevute o le pratiche del personale.

Raccogli le fatture in un'unica casella o in un'unica cartella, elenca i tuoi fornitori abituali e decidi chi approva le fatture in bozza. Poi usa il calcolatore di questa pagina su un ingrediente che compri ogni settimana. Inserisci il suo prezzo unitario da tre fatture passate; il risultato è la tua variazione per unità rispetto alla tua media precedente.

Aspettati che le prime settimane facciano emergere eccezioni: un fornitore che cambia il formato della fattura, un grossista che fattura alcuni articoli a peso e altri a cassetta, un accredito che arriva senza riferimento. Ognuna va a una persona, e ognuna diventa una regola scritta. È normale, ed è così che le bozze diventano più pulite col tempo.

I nostri dipendenti AI si noleggiano ogni mese, girano sui nostri server e lavorano dentro la tua casella di posta, le tue cartelle e il tuo sistema contabile. I tuoi dati restano tuoi; se il noleggio si ferma, si ferma anche il flusso di lavoro. Il prezzo è un unico canone mensile per flusso di lavoro, scritto nel preventivo. L'AI per ristoranti, fatta così, non tocca mai l'ospite. Dà a chi manda avanti l'ufficio una visione chiara di quanto costa davvero la cucina, con ogni decisione ancora nelle sue mani.

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