Automazione dei processi aziendali vuol dire affidare una routine d'ufficio ripetibile, come fatture, fatture dei fornitori, archiviazione o solleciti, a un software che la esegue nello stesso modo ogni volta che viene attivato. I candidati migliori sono le attività frequenti e basate su regole, e i sistemi più sicuri lasciano a una persona l'approvazione di tutto ciò che esce dall'azienda.
Cosa vuol dire automazione dei processi aziendali
L'automazione dei processi aziendali è l'uso di un software per portare un processo d'ufficio di routine dal suo avvio al suo risultato, nello stesso modo ogni volta.
Un processo, qui, è qualunque lavoro con un inizio e una fine chiari: arriva un ordine e parte una fattura, arriva una fattura del fornitore e viene registrata, si firma un documento e viene archiviato. Quando ci si chiede cos'è l'automazione dei processi aziendali, di solito si intende prendere i passaggi ripetitivi in mezzo, cioè leggere, copiare, battere e archiviare, e affidarli a un software.
Non è come comprare un nuovo gestionale. Una buona automazione lavora dentro gli strumenti che l'azienda ha già, come la posta, le cartelle, i fogli di calcolo e il sistema contabile, e li collega in modo che un'informazione si scriva una volta sola invece di tre o quattro.
E non vuol dire nemmeno che nessuno ci metta mano. I sistemi più sicuri automatizzano la preparazione e lasciano la decisione a una persona. Il software prepara la fattura in bozza; una persona la approva. Il software prepara la risposta in bozza; una persona la invia.
Quali processi automatizzare per primi
Automatizza per primi i processi che capitano spesso, seguono regole scritte e finiscono in qualcosa che una persona può controllare in fretta.
Prendi come esempio un piccolo distributore. Gli ordini arrivano per email, qualcuno li ricopia in un foglio, la fattura viene costruita a mano nel sistema contabile, il PDF viene salvato in una cartella e si scrive un'email di accompagnamento. Ogni passaggio è semplice, ma gli stessi dati vengono battuti tre o quattro volte, e ogni volta c'è il rischio di un prezzo sbagliato o di una riga IVA dimenticata. Ecco la forma di un buon primo candidato: frequente, prevedibile e controllabile alla fine.
I vantaggi dell'automazione dei processi aziendali sono ore recuperate dal lavoro di routine e un risultato più preciso, perché ogni volta si applica la stessa regola. Entrambi i vantaggi sono massimi dove il lavoro è frequente e noioso, e minimi dove ogni caso è diverso. Un primo filtro utile è passare ogni processo attraverso qualche prova semplice.
- Capita spesso: almeno una volta a settimana, e di solito di più.
- Ciò che serve arriva in un posto prevedibile, come una casella di posta, una cartella o un foglio.
- I passaggi si possono mettere per iscritto per un nuovo assunto.
- La maggior parte dei casi segue le regole, e le eccezioni si riconoscono facilmente.
- Il risultato è un documento, una registrazione o un messaggio che una persona può controllare con un'occhiata.
- Un errore verrebbe colto al momento dell'approvazione, prima che qualcosa esca dall'azienda.
Esempi di automazione dei processi aziendali in amministrazione, vendite e ufficio
Gli esempi più chiari di automazione dei processi aziendali si trovano in amministrazione e contabilità, dove i documenti passano tra una casella di posta, una cartella e un sistema contabile.
La tabella elenca i processi gestiti dai nostri dipendenti AI. Per ogni riga è indicato se il processo è attivo oggi per un cliente oppure offerto e costruito su misura con lo stesso motore. In ogni caso il robot prepara una bozza e una persona firma.
| Area | Processo | Cosa fa l'automazione | Stato |
|---|---|---|---|
| Amministrazione | Fatturazione attiva | Prepara la fattura da un foglio che ricorda clienti e prodotti, archivia il PDF, crea una fattura in bozza e un'email in bozza | Attivo oggi |
| Amministrazione | Fatture dei fornitori | Legge fatture e note di credito dalla posta, crea fatture passive in bozza con il PDF, archivia sotto il fornitore | Attivo oggi |
| Amministrazione | Archiviazione fatture | Archivia per mese nella cartella della contabilità le fatture che arrivano nelle caselle aziendali | Attivo oggi |
| Vendite | Ordini di acquisto | Trasforma una riga confermata di un foglio in un PDF d'ordine, archiviato, con un'email in bozza | Attivo oggi |
| Vendite | Storico prezzi | Tiene un registro di ogni riga di prodotto comprata e venduta con il suo prezzo unitario, per fare preventivi partendo dall'ultimo prezzo | Attivo oggi |
| Ufficio | Riepilogo quotidiano della posta | Ogni mattina riassume le email nuove e senza risposta del giorno prima su più caselle | Attivo oggi |
| Ufficio | Firma dei contratti | Trasforma una proposta in una pagina di firma riservata con un certificato di firma | Attivo oggi |
| Vendite | Richieste e follow-up | Registra le richieste in arrivo e prepara in bozza prime risposte e solleciti | Offerto, costruito su misura |
| Amministrazione | Riconciliazione bancaria | Propone gli abbinamenti tra movimenti bancari e fatture emesse o ricevute | Offerto, costruito su misura |
| Ufficio | Note spese | Trasforma foto e PDF degli scontrini in note spese in bozza | Offerto, costruito su misura |
Automazione a regole o intelligenza artificiale
L'automazione a regole segue istruzioni fisse su dati prevedibili; l'intelligenza artificiale gestisce dati che cambiano, come un formato di documento mai visto prima. I sistemi migliori usano entrambe.
L'automazione a regole, spesso chiamata RPA (automazione robotica dei processi), imita ciò che una persona fa sullo schermo o segue regole fisse del tipo se succede questo, fai quello. È veloce, costa poco da far girare ed è del tutto prevedibile, ma si rompe quando cambiano i dati in ingresso: un fornitore sposta il totale in un altro angolo della pagina e la regola non lo trova più.
L'automazione dei processi con l'AI aggiunge un modello capace di leggere e interpretare. Può trovare il numero della fattura in un formato sconosciuto, distinguere una nota di credito da una fattura dalle parole usate o scrivere un breve riassunto di un'email lunga. È più flessibile, ma il suo risultato va controllato, ed è per questo che deve finire in una bozza e non in una registrazione definitiva.
Meglio la RPA o l'AI? Nessuna delle due è migliore da sola. Un robot per le fatture dei fornitori, per esempio, può leggere i fornitori abituali con un modello, le scansioni con il riconoscimento del testo e solo i documenti restanti con l'aiuto di un modello AI. Le regole fisse fanno il lavoro prevedibile, il modello gestisce la varietà e ciò che resta poco chiaro passa a una persona.
Scegli il processo: automatizzare, bozza o a mano?
Pensa a un processo, come registrare le fatture dei fornitori o emettere fatture. Spunta ogni affermazione vera per quel processo. Il verdetto ti dice quanto si presta all'automazione.
Tenere il controllo: approvazioni, registro e interruttore
Il controllo nasce da tre cose: una persona che approva ogni risultato che esce dall'azienda, un registro scritto di ogni azione e un modo per fermare subito l'automazione.
Sono le regole con cui lavorano i nostri dipendenti AI, e vale la pena chiederle a chiunque costruisca i tuoi.
- Solo bozze: fatture, fatture passive ed email vengono create in bozza; il robot prepara solo bozze e nessun robot invia nulla.
- Approvazione: è una persona ad approvare, inviare o pagare.
- Niente tentativi: ciò che il robot non può fare con esattezza passa a una persona.
- Registro di controllo: ogni azione viene annotata, così ogni risultato si può ricostruire.
- Interruttore di emergenza: un solo comando ferma qualunque robot.
- Consenso: niente viene acceso senza il sì del cliente.
Come partire senza mettere in difficoltà l'azienda
Parti da un solo processo, lascia l'approvazione a chi lo svolge oggi e fai guadagnare fiducia all'automazione su piccola scala.
La strada più sicura cambia il meno possibile alla volta. Il personale tiene la sua posta, le sue cartelle e il suo sistema contabile; l'automazione lavora accanto e produce bozze che le stesse persone controllano.
- Scegli un processo che supera le prove qui sopra e mettilo per iscritto come faresti per un nuovo assunto.
- Annota quante volte capita e quanto tempo richiede oggi ogni caso, con il tuo metro.
- Concorda cosa conta come eccezione e chi la riceve.
- Concorda dove vengono archiviati i risultati e dove si tiene il registro di controllo.
- Accendila solo con il sì del titolare e controlla con attenzione le prime bozze.
- Quando le bozze sono giuste con regolarità, passa al processo successivo.
Scegliere un servizio di automazione dei processi aziendali
Quando scegli un servizio di automazione dei processi aziendali, chiedi chi fa girare l'automazione, dove stanno i tuoi dati e cosa succede quando smetti.
I nostri si noleggiano ogni mese. Costruiamo ogni dipendente AI, lo facciamo girare sui nostri server collegato ai tuoi account e ce ne occupiamo noi; oggi questo vuol dire caselle Google Workspace, Google Drive, Fogli Google e Xero. Il prezzo è un unico canone mensile per flusso di lavoro, scritto nel preventivo, calcolato sulle ore che il processo toglie alla tua routine e su quanto è complessa l'automazione.
I tuoi dati restano sempre tuoi. Se il noleggio si interrompe, il flusso si ferma, e ogni fattura, ogni PDF e ogni registro restano nei tuoi account. Cosa non fa: non sostituisce il tuo sistema contabile, non dà consulenza fiscale o legale e non prende decisioni che spettano a te.
Domande
Come si automatizzano i processi aziendali?
Scegli un processo frequente e basato su regole, metti per iscritto i suoi passaggi, concorda le eccezioni e il momento dell'approvazione, e fai in modo che l'automazione produca bozze controllate dalle stesse persone. Aggiungi il processo successivo quando il primo è affidabile.
Meglio la RPA o l'intelligenza artificiale?
Nessuna delle due da sola. Le regole fisse sono veloci e prevedibili su dati regolari; l'AI gestisce i dati che cambiano. Un buon sistema usa le regole dove può, un modello dove serve e una persona per tutto ciò che non è chiaro.
La gestione dei processi aziendali (BPM) serve ancora?
Sì: mappare e migliorare il modo in cui scorre il lavoro resta il primo passo giusto. L'automazione funziona meglio su un processo già messo per iscritto e concordato.
Quali sono i vantaggi dell'automazione dei processi aziendali?
Ore recuperate dal lavoro di routine e un risultato più preciso, perché ogni volta si applica la stessa regola. Quanto sia grande il vantaggio dipende da quanto spesso capita il processo e da quanto tempo richiede a mano.
Quali processi non vanno automatizzati?
Tutto ciò che dipende da una relazione, una trattativa o una valutazione caso per caso, e tutto ciò che una persona non può controllare prima che esca dall'azienda. Si possono supportare con delle bozze, ma la decisione resta a una persona.
Vuoi recuperare ore da questo lavoro?
Scrivi a [email protected] indicando un processo e le ore che ti costa ogni mese: ti diremo con chiarezza se si presta all'automazione.
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