L'automazione con AI unisce l'automazione tradizionale, che segue regole fisse, a un'AI capace di leggere input disordinati come email, PDF e scansioni. Insieme possono portare un lavoro d'ufficio di routine dalla casella di posta fino a una bozza finita, con una persona che approva il risultato.
Cosa vuol dire automazione con AI
L'automazione con AI è l'automazione tradizionale con in più un lettore: le regole fisse svolgono i passaggi, e l'AI legge gli input disordinati che quelle regole da sole non saprebbero gestire.
Chiedi cos'è l'automazione con AI e sentirai risposte molto diverse. C'è chi intende un chatbot. C'è chi intende un software che scrive testi o crea immagini. C'è chi intende un robot che clicca sugli schermi come farebbe una persona. In un ufficio, il significato utile è più stretto e più pratico: un lavoro di routine, dal momento in cui arriva il suo input al momento in cui è pronto un risultato in bozza, svolto da un software capace di leggere l'input e seguire le regole.
Pensa a una fattura di un fornitore che arriva per email. L'automazione tradizionale può spostare un file da una cartella a un'altra, o copiare un campo da un sistema a un altro, a patto che i dati siano già in ordine. Non sa leggere un PDF con un'impaginazione sconosciuta e capire quale numero è il totale. L'AI sì. Metti insieme le due cose e l'intero lavoro può girare: l'AI legge, le regole controllano e archiviano, una persona approva.
È questa combinazione di AI e automazione che costruiamo. Ogni automazione svolge un solo lavoro, lavora dentro gli account del cliente, produce bozze e passa a una persona tutto ciò che non è chiaro.
In cosa differisce dall'automazione tradizionale
L'automazione tradizionale segue regole fisse su dati ordinati; l'automazione con AI sa leggere anche dati disordinati, come email scritte liberamente e documenti scansionati, e trasformarli in qualcosa che le regole possono usare.
La scelta tra AI e automazione, nella maggior parte degli uffici, è una falsa scelta. Ognuna è brava in qualcosa in cui l'altra non lo è. Le regole sono esatte, costano poco da far girare e si controllano facilmente, ma si rompono quando l'input cambia forma. L'AI se la cava con la varietà, ma può sbagliare in modi in cui le regole non sbagliano mai, ed è per questo che il suo risultato ha bisogno di controlli e di una persona alla fine.
Un modo semplice per tenerle distinte: le regole rispondono alla domanda cosa deve succedere adesso, e l'AI risponde alla domanda cosa dice questo documento. La maggior parte dei lavori d'ufficio ha bisogno di entrambe le risposte, molte volte al giorno.
La tabella mette la differenza in parole semplici.
| Automazione a regole | Automazione con AI | |
|---|---|---|
| Input che gestisce | Dati ordinati e strutturati: campi di moduli, righe di fogli, esportazioni da sistemi | Anche input disordinati: email, PDF, scansioni, foto |
| Come decide | Regole fisse scritte in anticipo | Legge e interpreta, poi applica le stesse regole fisse |
| Quando l'input cambia | Si ferma o fallisce | Di solito se la cava, e segnala ciò che non riesce a leggere |
| Tipo di errori | Prevedibili, dovuti a una regola sbagliata | Qualche lettura errata, intercettata da controlli e revisione |
| Chi controlla il risultato | Spesso nessuno, una volta che ci si fida | Una persona, prima che qualcosa esca dall'azienda |
| Adatta a | Spostare e copiare dati già puliti | Trasformare i documenti in arrivo in registrazioni in bozza |
Cosa sa leggere: email, PDF, scansioni
L'automazione con AI sa leggere i documenti che arrivano ogni giorno in una normale azienda: email, allegati PDF, carta scansionata e foto.
Di solito la lettura funziona a livelli. I documenti che vedi spesso, come le fatture dei fornitori abituali, si leggono con un modello, che è veloce ed esatto. Scansioni e foto si leggono con il riconoscimento del testo, che trasforma l'immagine in testo. Tutto ciò che è insolito si legge con l'aiuto di un modello AI. Il risultato di ogni livello viene poi controllato con regole semplici: l'IVA deve tornare con il totale, il fornitore deve esistere, la data deve essere plausibile.
È qui che l'AI applicata all'automazione si ripaga. La lettura è il passaggio che prima richiedeva una persona, perché nessuna regola poteva reggere centinaia di impaginazioni diverse. Una volta che la lettura è affidabile e controllata, il resto del lavoro è automazione normale.
Cosa legge bene, e cosa legge meno bene:
- Legge bene: fatture stampate, note di credito, documenti di trasporto, conferme d'ordine, scontrini ed email di routine.
- Legge bene: documenti di mittenti che ha già visto, con impaginazioni che conosce.
- Legge meno bene: scrittura a mano, carta termica sbiadita, foto scattate di sbieco, documenti in una lingua per cui non è stata configurata.
- Non può leggere: ciò che non è sulla pagina, come un accordo preso al telefono.
- Passa sempre a una persona: tutto ciò che non riesce a leggere con esattezza, invece di tirare a indovinare.
Automazione a regole, con AI o lasciare tutto a mano?
Scegli un compito della tua settimana. Spunta ogni affermazione vera per quel compito. Il risultato suggerisce quale tipo di automazione si adatta, oppure se deve restare a una persona.
Dove deve restare una persona
Una persona deve restare in gioco ovunque qualcosa esca dall'azienda o si muova denaro: invio, firma, approvazione e pagamento.
Le regole con cui lavorano i nostri sono brevi. Il robot prepara solo bozze; nessun robot invia nulla. Ogni azione viene scritta in un registro di controllo. Tutto ciò che il robot non può fare con esattezza passa a una persona invece di essere indovinato. Un interruttore di emergenza ferma qualunque robot con un solo comando, e niente viene acceso senza il sì del cliente.
Questo passaggio umano non è un punto debole dell'automazione con AI; è ciò che la rende utilizzabile. Un errore di lettura intercettato in revisione costa un minuto. Un errore di lettura mandato a un cliente, o registrato in contabilità come definitivo, costa molto di più ed è più difficile da trovare. Ecco dove si colloca la persona in un lavoro tipico.
- L'input arriva in una casella di posta, in una cartella o in un foglio.
- Il robot lo legge e controlla ciò che ha letto rispetto a fatti e regole noti.
- I casi chiari diventano bozze: una fattura passiva in bozza, una fattura in bozza, un'email in bozza.
- I casi dubbi passano a una persona con una breve nota su cosa non è chiaro.
- Una persona esamina le bozze e approva, corregge o scarta ciascuna.
- Solo allora qualcosa esce dall'azienda, ed è una persona a inviarlo.
I primi progetti più comuni
I buoni primi progetti sono lavori d'ufficio di routine che partono da un documento o da un'email e finiscono in una registrazione o in una bozza: fatturazione, fatture dei fornitori, ordini di acquisto, archiviazione e riepiloghi della posta.
Ecco esempi di automazione con AI attivi oggi per alcuni clienti: fatture di vendita preparate da un foglio che ricorda clienti e prodotti, con una fattura in bozza e un'email in bozza; fatture dei fornitori lette dalla casella di posta e registrate in bozza con il PDF allegato; ordini di acquisto generati da una riga di un foglio; fatture in arrivo archiviate per mese; uno storico dei prezzi di ogni riga di prodotto; e un riepilogo mattutino delle email senza risposta del giorno prima su più caselle.
Offerti e costruiti su misura con lo stesso motore: suggerimenti di abbinamento dei movimenti bancari, solleciti di pagamento in bozza, risposte ai clienti in bozza, richieste registrate con follow-up in bozza, scontrini e note spese, pratiche di inserimento dei nuovi clienti e verbali delle riunioni.
Ciò che questi lavori hanno in comune è più utile dell'elenco stesso. Ognuno si ripete spesso, segue regole che si possono scrivere e finisce in qualcosa che una persona può controllare più in fretta che farlo a mano. Se un lavoro della tua azienda corrisponde a questa descrizione, è un candidato, qualunque sia il tuo settore.
Un cattivo primo progetto ha un altro aspetto. Capita di rado, ogni caso è diverso, oppure il risultato non si può controllare senza rifare il lavoro. Trattare con un fornitore, decidere un fido o rispondere a un reclamo sono esempi. Questi restano alle persone, e nessuna capacità di lettura cambia le cose.
Come capire se l'automazione con AI funziona
Giudica l'automazione con AI con il tuo metro: le ore che il lavoro richiedeva prima, le ore che richiede adesso e quanto spesso una persona deve correggere una bozza.
Prima di partire, misura il lavoro con la tua regola: quante volte al mese capita e quanto tempo richiede ogni volta. È il punto di partenza, ed è l'unica misura di cui parliamo. Dopo, lo stesso conteggio mostra il tempo speso a rivedere le bozze e a gestire i casi passati a una persona.
Tieni d'occhio anche le correzioni. Nelle prime settimane una persona modificherà alcune bozze. Ogni correzione indica una regola da stringere o un tipo di documento che il robot non ha ancora visto. Se le correzioni calano nel tempo, il lavoro si sta assestando. Se non calano, il lavoro forse non è adatto, oppure una parte dovrebbe restare manuale.
Aiuta anche nominare una persona che sia responsabile del lavoro dalla tua parte. Quella persona rivede le bozze, risponde alle domande che il robot le passa e decide quando una regola va cambiata. Senza un responsabile, le correzioni si accumulano e nessuno ne trae insegnamento.
I nostri si noleggiano ogni mese e girano sui nostri server collegati alla tua casella di posta, alle tue cartelle, ai tuoi fogli e al tuo sistema contabile. Se un lavoro non funziona, si può cambiare o spegnere, e tutto ciò che ha toccato è già nei tuoi account. L'autovalutazione qui sopra ti aiuta a inquadrare uno dei tuoi compiti prima di scrivere a chiunque.
Domande
Cos'è l'automazione con AI in parole semplici?
Un software che sa leggere input disordinati come email e PDF e poi segue regole fisse per trasformarli in bozze o registrazioni, con una persona che approva il risultato.
L'automazione con AI è la stessa cosa della RPA?
Non proprio. La RPA, l'automazione robotica dei processi, segue passaggi fissi sugli schermi e su dati ordinati. L'automazione con AI aggiunge un passaggio di lettura per gli input disordinati, poi usa lo stesso tipo di regole.
Come posso automatizzare la mia azienda con l'AI?
Parti da un solo lavoro di routine che comincia con un documento o un'email e finisce con una registrazione o una bozza. Mettine per iscritto i passaggi, misurane le ore e lascia che sia una persona a controllare il risultato.
L'automazione con AI sbaglia?
Può leggere male un documento. È per questo che la nostra controlla ciò che legge con delle regole, passa i casi dubbi a una persona e produce sempre e solo bozze.
L'automazione con AI sostituirà il personale d'ufficio?
La nostra no. Toglie a un lavoro la battitura, il copia e incolla e l'archiviazione. Controllo, firma e decisioni restano alle persone.
Vuoi recuperare ore da questo lavoro?
Scrivi a [email protected] indicando un compito di routine e le ore che ti costa ogni mese: ti diremo con chiarezza se deve farlo una regola, l'AI o una persona.
Parliamone Servizio collegato: Servizi
