Quando si parla di AI per le aziende manifatturiere si pensa quasi sempre al reparto produttivo, ma buona parte della fatica sta in ufficio: ordini di acquisto, fatture dei fornitori, storico prezzi, documenti di trasporto e ordini dei clienti. L'AI può leggere e preparare in bozza queste carte, così le persone controllano e approvano invece di ricopiare.
L'ufficio dietro la fabbrica
L'AI per le aziende manifatturiere di solito fa pensare a macchine e sensori, ma parte del lavoro più ripetitivo di un'azienda manifatturiera si svolge a una scrivania.
Ogni ordine che passa per uno stabilimento lascia una scia di carte. Arriva un ordine del cliente. I materiali si comprano con ordini di acquisto. I fornitori confermano, consegnano e fatturano. Documenti di trasporto e documenti di qualità arrivano con la merce. Il tuo documento di trasporto parte con il prodotto finito, e segue una fattura di vendita. A ogni passaggio, qualcuno legge un documento e ricopia gli stessi dati in un altro.
Questo articolo parla di quell'ufficio. Non tratta la pianificazione della produzione, il monitoraggio delle macchine, la manutenzione predittiva o il controllo qualità in linea; sono problemi diversi con strumenti diversi. Tratta le carte che trasformano un ordine in una fattura, e i punti in cui l'AI può prepararle in bozza perché le persone controllino invece di ricopiare.
Perché questo lato dell'AI per le aziende manifatturiere riceve così poca attenzione? In parte perché si vede meno: nessuno fotografa un ordine di acquisto. Ma è in ufficio che un aumento di prezzo sfuggito, una nota di credito registrata come fattura o un documento di trasporto introvabile diventano un costo, ed è lì che le stesse poche persone vengono interrotte tutto il giorno.
La tabella segue una catena tipica e indica cosa è attivo oggi e cosa è offerto, costruito su misura.
| Documento | Cosa può fare l'AI | Stato |
|---|---|---|
| Ordine di acquisto a un fornitore | Generare il PDF da una riga di un foglio, archiviarlo, preparare l'email in bozza | Attivo oggi |
| Fattura e nota di credito del fornitore | Leggerla, preparare la fattura passiva in bozza con il PDF, archiviarla sotto il fornitore | Attivo oggi |
| Prezzi pagati e praticati | Tenere un registro di ogni riga comprata e venduta, con il prezzo unitario | Attivo oggi |
| Email dei clienti | Elencare ogni mattina la posta nuova e senza risposta del giorno prima | Attivo oggi |
| Fattura di vendita | Costruire la bozza dalla riga dell'ordine, archiviare il PDF, preparare l'email in bozza | Attivo oggi |
| Documenti di trasporto e di qualità | Collegare ogni documento a una riga per ogni camion o container | Offerto, costruito su misura |
| Richieste dei clienti | Registrare ognuna e preparare in bozza la prima risposta e i follow-up | Offerto, costruito su misura |
Ordini di acquisto e fatture dei fornitori
L'automazione degli ordini di acquisto trasforma una riga di un foglio in un ordine di acquisto finito, e l'automazione del ciclo passivo trasforma la fattura del fornitore in una fattura passiva in bozza.
Gli acquisti sono il punto in cui l'ufficio si ripete di più, e questo li rende il primo lavoro naturale per l'AI negli uffici delle aziende manifatturiere. Gli stessi materiali si ordinano agli stessi fornitori, alle stesse condizioni, ancora e ancora. Eppure ogni ordine di acquisto viene spesso scritto da zero o copiato dall'ultimo, e ogni fattura del fornitore viene ricopiata a mano nel sistema contabile quando arriva.
La fattura del fornitore chiude il cerchio. L'automazione del ciclo passivo, anch'essa attiva oggi per un cliente, legge fatture e note di credito dei fornitori dalla casella di posta e da una cartella di deposito, crea la fattura passiva in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato e archivia il PDF sotto il fornitore. Rimborsi, fornitori sconosciuti e tutto ciò che non riesce a registrare con esattezza vanno a una persona invece di essere indovinati, e un nuovo fornitore viene creato solo dopo l'approvazione del titolare.
L'automazione degli ordini di acquisto, così come è attiva oggi per un cliente, funziona così:
- Un buyer compila una riga di un foglio: il fornitore, i materiali, le quantità, il prezzo e le condizioni di consegna.
- Il buyer conferma la riga due volte, così niente viene costruito per sbaglio.
- Il robot genera il PDF dell'ordine di acquisto dal tuo modello.
- Archivia il PDF nella cartella del fornitore.
- Prepara un'email in bozza al fornitore con il PDF allegato, e un messaggio nell'app del cliente che avvisa che l'ordine è pronto da controllare.
- Una persona legge la bozza e la invia. Il robot prepara solo bozze; nessun robot invia nulla.
Storico prezzi dei materiali
Uno storico prezzi registra ogni riga che hai comprato e venduto con il suo prezzo unitario, così il prossimo ordine o preventivo parte dall'ultimo prezzo reale.
Nel manifatturiero i prezzi dei materiali si muovono, e il ricordo di quanto si è pagato l'ultima volta di solito sta nella testa di un buyer o in una pila di vecchie fatture. Quando il buyer è assente, o quando un preventivo deve partire oggi, qualcuno si mette a scavare nell'archivio. Un registro dei prezzi è uno degli usi più semplici dell'AI negli uffici delle aziende manifatturiere, ed elimina lo scavo.
Il nostro viene ricostruito dalle fatture passate, di acquisto e di vendita, e tenuto aggiornato in automatico man mano che arrivano nuove fatture. È attivo oggi per un cliente. Ogni riga contiene il prodotto, il fornitore o il cliente, la data, la quantità e il prezzo unitario, così risponde a domande come queste:
- Quanto abbiamo pagato a questo fornitore per questo materiale l'ultima volta, e quella prima?
- Quanto abbiamo fatto pagare a questo cliente per questo prodotto, e quando?
- Il prezzo di un fornitore per la stessa voce è cambiato dall'ultimo ordine?
- Quale fornitore ci ha dato il prezzo unitario più basso per questa voce nell'ultimo anno?
- Da quale prezzo dovrebbe partire questo preventivo?
Dove la tua catena dall'ordine alla fattura ricopia i dati?
Segui un ordine dall'inizio alla fine. Spunta ogni passaggio in cui qualcuno batte dati che esistono già in un altro documento.
Documenti di trasporto e di qualità
Documenti di trasporto e documenti di qualità possono essere collegati a una riga di registro per ogni spedizione, che poi mostra anche dove si trova il magazzino.
La merce arriva con le sue carte: un documento di trasporto, una distinta di imballaggio, a volte un certificato del materiale o di qualità dell'acciaieria o del produttore. La merce esce con il tuo documento di trasporto. In molti uffici questi documenti vengono archiviati a mano, o tenuti su carta, e trovare quello giusto per una domanda di un cliente o una verifica significa cercare tra le cartelle.
Un registro di magazzino e spedizioni mette una riga per ogni camion o container, con tutti i documenti di quel carico collegati. Lo stesso registro, letto al contrario, è la situazione del magazzino: cosa è entrato, cosa è uscito, cosa è ancora qui. Questa parte dell'AI per le aziende manifatturiere è offerta e costruita su misura; non è attiva oggi. Come per tutto ciò che costruiamo, una persona controlla quello che il robot ha collegato, e tutto ciò che non riesce ad abbinare con esattezza torna a una persona.
Dagli ordini dei clienti alle fatture
Con l'AI applicata alle carte di un'azienda manifatturiera, le fatture di vendita vengono costruite dall'ordine che hai già, così i dati si inseriscono una volta e non di nuovo al momento di fatturare.
Il robot di fatturazione è attivo oggi per un cliente. Un foglio ricorda i tuoi clienti e i tuoi prodotti. Quando un ordine è pronto da fatturare, una persona compila una riga, un controllo di completezza conferma che non manca nulla e due conferme avviano la costruzione. Il robot genera il PDF dal tuo modello, lo archivia nella cartella del cliente, crea una fattura in bozza nel tuo sistema contabile con il PDF allegato e prepara accanto un'email in bozza. Una persona controlla entrambe e invia.
La dicitura IVA viene applicata alla creazione con regole che ci dà il tuo commercialista, così una vendita all'estero e una vendita in Italia portano ciascuna la dicitura giusta senza che nessuno debba ricordarla. Questa non è una consulenza fiscale; verifica con il tuo consulente quali regole valgono. La trasmissione al Sistema di Interscambio non è coperta.
L'altra metà di questo passaggio è la posta dei clienti. Il riepilogo quotidiano della posta, attivo oggi, elenca ogni mattina le email nuove e senza risposta del giorno prima su più caselle, ciascuna con un breve riassunto, così un ordine o un reclamo non resta senza lettura. Le risposte ai clienti in bozza sono offerte e costruite su misura.
Da dove cominciare
Comincia dal passaggio della tua catena dall'ordine alla fattura in cui gli stessi dati vengono ricopiati più spesso.
Mappa la tua catena con l'autovalutazione di questa pagina. Per la maggior parte delle aziende manifatturiere la risposta è negli ordini di acquisto o nelle fatture dei fornitori, perché gli acquisti si ripetono così spesso, oppure nella fattura di vendita, perché copia l'ordine. Scegline uno, conta quanti documenti coinvolge ogni mese e quanto tempo richiede ognuno a mano. Quel numero, in ore, è la misura con cui lavoriamo.
I nostri robot si noleggiano ogni mese. Li costruiamo, li facciamo girare sui nostri server e ce ne occupiamo noi; lavorano sulla tua casella di posta, sulle tue cartelle, sui tuoi fogli e sul tuo sistema contabile, e i tuoi dati restano nei tuoi account. Il prezzo è un unico canone mensile per flusso di lavoro, scritto nel preventivo. Un interruttore di emergenza ferma qualunque robot con un solo comando, e niente viene acceso senza il tuo sì.
L'AI per le aziende manifatturiere nel reparto produttivo si prende forse i titoli. In ufficio il guadagno è più silenzioso: meno dati battuti due volte, documenti che si trovano dove devono stare, e persone che passano il tempo a controllare e decidere invece di copiare.
Domande
Come si usa l'AI nelle aziende manifatturiere?
Nel reparto produttivo si usa per cose come il monitoraggio delle macchine e il controllo dei prodotti. In ufficio legge e prepara in bozza le carte: ordini di acquisto, fatture dei fornitori, registri dei prezzi, documenti di trasporto e fatture, perché le persone li controllino.
Cos'è l'automazione degli ordini di acquisto?
Un ordine di acquisto viene costruito da una riga di un foglio: il robot genera il PDF dal tuo modello, lo archivia e prepara un'email in bozza al fornitore. Una persona la controlla e la invia.
L'AI può tenere traccia dei prezzi dei materiali?
Può tenere un registro di ogni riga che hai comprato e venduto, con il suo prezzo unitario, ricostruito dalle fatture passate e aggiornato man mano che ne arrivano di nuove, così ordini e preventivi partono dall'ultimo prezzo reale.
Comprende la pianificazione della produzione o la manutenzione?
No. Tutto ciò che è descritto qui è lavoro d'ufficio. Pianificazione della produzione, monitoraggio delle macchine, manutenzione predittiva e controllo qualità in linea non fanno parte di ciò che costruiamo.
Mi serve un nuovo sistema?
No. I nostri robot lavorano sulla tua casella di posta, sulle tue cartelle, sui tuoi fogli e sul tuo sistema contabile. Li costruiamo e li facciamo girare sui nostri server, a noleggio mensile, e i tuoi dati restano nei tuoi account.
Vuoi recuperare ore da questo lavoro?
Scrivi a [email protected] indicando il passaggio della tua catena dall'ordine alla fattura che ti costa più ore ogni mese: ti diremo con chiarezza se possiamo prepararlo in bozza per te.
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