L'AI per consulenti è utile soprattutto per le pratiche attorno al lavoro, non per la consulenza in sé. Consulenti indipendenti e piccoli studi le affidano le proposte inviate come pagine da firmare, le fatture preparate dai compensi concordati, i verbali e i follow-up dopo le riunioni con i clienti e le spese ricavate dalle ricevute, con una persona che controlla tutto ciò che arriva al cliente.
Le pratiche attorno a ogni incarico
L'uso migliore dell'AI per consulenti è la carta che circonda ogni incarico: la proposta, il contratto, le fatture, i verbali delle riunioni e le spese.
La consulenza si fa pagare per il pensiero, ma una buona parte della settimana se ne va in documenti che parlano di quel pensiero. Un nuovo incarico richiede una proposta, poi un accordo firmato. Ogni riunione produce appunti, un elenco di azioni e un'email di follow-up. Ogni mese o ogni fase produce una fattura, e le trasferte producono ricevute da riaddebitare o da portare in nota spese. Niente di tutto questo è difficile. Tutto si ripete, e quasi tutto succede la sera.
Questo schema, ripetitivo e basato su regole, è proprio ciò che l'automazione gestisce bene. La consulenza, il rapporto con il cliente e il giudizio su cosa consigliare restano a te. La tabella mostra dove cadono le pratiche in un incarico tipico, cosa si può preparare in bozza e se la nostra versione di quel lavoro è attiva oggi oppure offerta e costruita su misura.
| Fase | Pratiche che crea | Cosa si può preparare in bozza | Stato da noi |
|---|---|---|---|
| Acquisire l'incarico | Proposta e condizioni | Una pagina riservata con la proposta, che ciascuna parte firma online | Attivo oggi |
| Avviare l'incarico | Accordo firmato e archiviato | Un certificato di firma archiviato con la proposta | Attivo oggi |
| Svolgere l'incarico | Verbali, azioni, email di follow-up | Verbali in bozza, un elenco di azioni e follow-up in bozza | Offerto, costruito su misura |
| Fatturare l'incarico | Fatture mensili o per fase | Una fattura in bozza con il PDF e un'email in bozza | Attivo oggi |
| Trasferte e costi | Ricevute da riaddebitare o rimborsare | Note spese in bozza con l'immagine allegata | Offerto, costruito su misura |
| Domande dei clienti | Risposte di routine per email | Una risposta in bozza basata sulle tue risposte passate | Offerto, costruito su misura |
Proposte firmate online
Una proposta si può inviare come pagina web riservata che il cliente legge e firma online, con un certificato che registra chi ha firmato e quando.
La maggior parte dei consulenti manda ancora un documento, aspetta che venga stampato, firmato, scansionato e rimandato per email, e poi archivia la versione che torna indietro. La firma online dei contratti elimina la stampa e i dubbi sulle versioni. La nostra, attiva oggi, trasforma la proposta in una pagina riservata. Ciascuna parte firma con una firma tracciata a mano, il nome scritto e una dichiarazione di consenso, e un certificato di firma in PDF registra chi ha firmato, quando e un'impronta del documento esatto, così qualunque modifica successiva si vede. Non è coinvolto nessun servizio di firma esterno.
È uno dei punti più semplici da cui partire con l'AI per consulenti, perché una proposta che aspetta una firma è lavoro che non è ancora cominciato. Per un consulente vuol dire anche che l'oggetto dell'incarico, il compenso e le condizioni accettate dal cliente sono fissati in un unico documento. Quando mesi dopo nasce una domanda su cosa fosse incluso, la risposta è nella pagina firmata e nel suo certificato, non in uno scambio di email.
La proposta resta comunque tua. L'AI può impostarne la struttura partendo dalle tue proposte passate e dagli appunti della prima telefonata, ma oggetto, prezzo e impegni sono decisioni che un consulente prende e firma.
Fatture dai compensi concordati
Automatizzare la fatturazione per un consulente vuol dire preparare ogni fattura dai compensi già concordati, con il PDF, pronta per la tua approvazione.
I compensi di consulenza seguono di solito uno schema: un canone mensile, un compenso fisso diviso in fasi oppure giornate a una tariffa concordata. Una volta registrati il cliente e le voci di compenso, la fattura è in gran parte ricopiatura. Gli errori che si infilano sono errori di ricopiatura: l'indirizzo sbagliato del cliente, il riferimento del mese scorso, il numero d'ordine mancante, la dicitura fiscale sbagliata per un cliente estero.
Il nostro dipendente AI per la fatturazione è attivo oggi per un cliente. Lavora da un foglio che ricorda clienti e prodotti, che per un consulente vuol dire clienti e voci di compenso, e applica la dicitura fiscale al momento della creazione. In un piccolo studio di consulenza con più persone che fatturano ore, lo stesso foglio mantiene ogni fattura in un unico formato e con un'unica numerazione, chiunque prepari la riga. Ecco il percorso di una fattura.
- Aggiungi una riga al foglio di fatturazione: il cliente, la voce di compenso e il periodo o la fase.
- Il foglio completa ciò che sa già: ragione sociale del cliente, indirizzo, partita IVA e condizioni abituali.
- Un controllo verifica che la riga sia completa prima che venga creato qualcosa; tu la segni come pronta.
- Il robot genera il PDF della fattura e lo archivia nella cartella del cliente.
- Crea una fattura in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato, e accanto un'email in bozza.
- Controlli entrambe, approvi la fattura e premi invio tu stesso.
Quali pratiche dell'incarico affidare per prime?
Pensa ai tuoi ultimi incarichi. Spunta ogni pratica che oggi ti costa tempo vero.
Verbali e follow-up
I verbali delle riunioni fatti con l'AI valgono la pena quando finiscono in qualcosa che puoi mandare: un verbale in bozza, un elenco di azioni con responsabili e date e un'email di follow-up in bozza.
Molti strumenti oggi producono una trascrizione. Una trascrizione non è un verbale. Il cliente vuole sapere cosa è stato deciso, chi farà cosa ed entro quando. Il lavoro utile è trasformare una registrazione, o i tuoi appunti sommari, in quel documento breve e in un'email di follow-up scritta con il tuo stile, che tu correggi e invii.
Questo lavoro è offerto e costruito su misura con lo stesso motore dei nostri robot attivi. Lavora solo sulle riunioni che il cliente sceglie di registrare, o sugli appunti che gli fornisci tu. Il verbale e il follow-up aspettano nella tua casella, e sei tu a decidere cosa vede il cliente. Registrare una riunione con un cliente richiede il suo consenso, e le regole cambiano da paese a paese, quindi verifica con il tuo consulente prima di cominciare.
Una prova sensata dell'AI per consulenti su questo lavoro è semplice: dopo la tua prossima riunione con un cliente, confronta il tempo che hai speso per scrivere il verbale e il follow-up con il tempo che serve a correggere una bozza. Se la bozza è abbastanza vicina da doverla solo ritoccare, il lavoro è adatto; se la riscrivi ogni volta, non lo è, e te lo diremo.
Spese
Le ricevute di trasferte e lavori per i clienti si possono leggere e trasformare in note spese in bozza, ordinate per cliente e per mese, con l'immagine allegata.
Per un consulente le spese comportano due lavori: registrarle nella propria contabilità e, spesso, riaddebitarle al cliente. Per entrambi servono la ricevuta, l'importo, la data e l'incarico a cui appartiene. Il sistema abituale è una tasca piena di scontrini e una cartella di foto da sistemare a fine trimestre.
Il nostro dipendente AI per le note spese è offerto e costruito su misura, con lo stesso motore del robot per le fatture dei fornitori attivo oggi. Ecco cosa fa una volta costruito:
- Legge foto e PDF delle ricevute lasciati in una cartella o inoltrati a una casella di posta.
- Crea una nota spese in bozza con data, fornitore, importo e imposta, con l'immagine allegata.
- Ordina le voci per persona e per mese, e per cliente quando lo indichi.
- Passa a te tutto ciò che non riesce a leggere con esattezza invece di tirare a indovinare.
- Lascia a te l'approvazione e ogni decisione sul riaddebito.
Da dove partire, e cosa non fa
Parti dalla pratica che ripeti più spesso e che sopporti di meno, che per molti consulenti è la fatturazione o la caccia alle firme.
L'ordine conta più degli strumenti. Per la maggior parte delle persone la fatturazione viene prima perché è attiva oggi, tocca ogni cliente e, una volta registrati clienti e voci di compenso in un unico foglio, ogni passaggio successivo può usarli. Poi viene la firma, poi verbali e spese man mano che vengono costruiti per te.
I nostri dipendenti AI si noleggiano ogni mese e girano sui nostri server collegati ai tuoi account, oggi caselle Google Workspace, Google Drive, Fogli Google e Xero. Ogni passaggio parte con la tua approvazione, e lo passi ad automatico solo quando ha dimostrato di funzionare. Ogni azione resta scritta in un registro, e un solo comando ferma qualunque robot, all'istante. Se il noleggio si interrompe, si ferma anche il flusso di lavoro, e ogni fattura, proposta firmata e file resta nei tuoi account.
Sii chiaro sui limiti. L'AI per consulenti, come la costruiamo noi, non scrive la tua consulenza, non fissa i tuoi compensi e non parla con i tuoi clienti. Non sostituisce nemmeno il tuo commercialista: le domande fiscali su fatture e spese vanno al tuo consulente. Quello che fa è togliere dalle tue serate la battitura, il copia e incolla e l'archiviazione, così le ore tornano al lavoro per i clienti o al riposo.
L'autovalutazione in questa pagina elenca le pratiche abituali di un incarico. Spunta quelle che ti costano tempo e ti suggerirà quali affidare per prime.
Domande
Come possono usare l'AI i consulenti?
Per le pratiche attorno al lavoro: proposte inviate per la firma online, fatture preparate dai compensi concordati, verbali e follow-up in bozza dopo le riunioni e spese lette dalle ricevute. La consulenza vera e propria resta al consulente.
L'AI può scrivere i verbali delle mie riunioni?
Può trasformare una registrazione che hai scelto di fare, o i tuoi appunti sommari, in un verbale in bozza con le azioni e in un'email di follow-up in bozza. Tu li correggi e li invii. Il nostro è offerto e costruito su misura.
Una firma online ha valore legale?
In molti paesi le firme elettroniche sono ampiamente accettate per i normali contratti commerciali, ma le regole dipendono dal paese e dal tipo di documento. Per i tuoi contratti verifica con il tuo consulente.
L'AI invierà le fatture ai miei clienti?
La nostra no. Prepara la fattura con il PDF e un'email; all'inizio sei tu ad approvare la fattura e a premere invio.
Mi serve un nuovo software per cominciare?
No. Il nostro lavora dentro la tua casella di posta, le tue cartelle, i tuoi fogli e il tuo sistema contabile, e si noleggia ogni mese, con un canone per flusso di lavoro scritto nel preventivo.
Raccontaci il tuo flusso di lavoro. Lo costruiamo su misura.
Scrivi a [email protected] indicando le pratiche che ti rubano le serate e le ore che ti costano ogni mese: ti diremo con chiarezza cosa fa al caso tuo.
Dicci quali ore vuoi recuperare Servizio collegato: Fatturazione automatica
