AI per aziende di import export: documenti e spedizioni

I documenti del commercio con l'estero

Commerciare con l'estero vuol dire che ogni spedizione porta con sé un fascicolo di documenti, e il lavoro d'ufficio consiste soprattutto nel trovarli, controllarli, collegarli e archiviarli.

Un solo container o camion può coinvolgere un ordine di acquisto, una conferma d'ordine, una fattura commerciale, una packing list, un documento di trasporto, una bolla di consegna, i documenti doganali, a volte un certificato di origine o un documento assicurativo, e poi la fattura del fornitore e la tua fattura di vendita. Arrivano da mittenti diversi, in momenti diversi, in formati diversi e spesso in lingue diverse.

Nessuno di questi documenti è difficile da leggere. Il lavoro sta nel volume e negli abbinamenti: quale fattura del fornitore appartiene a quale spedizione, quale packing list va con quale fattura, se la bolla di consegna è già arrivata. Quando questi abbinamenti avvengono nella testa e nella casella di posta di qualcuno, i documenti si perdono e le domande del commercialista o dello spedizioniere doganale richiedono ore di risposta.

L'AI per l'import export serve proprio a questo strato di lavoro. Non decide nulla su dogana, dazi o imposte. Legge, collega, controlla e prepara bozze, così chi prende quelle decisioni ha i documenti davanti. Lo stesso vale per l'AI per gli spedizionieri, che passano le giornate tra gli stessi documenti visti dal lato del trasporto.

Leggere documenti in più lingue

L'elaborazione dei documenti con AI legge i dati chiave di un documento commerciale, come le parti, le date, i numeri, le quantità e gli importi, e passa a una persona tutto ciò che non è chiaro.

Un'azienda che compra da un paese e vende in un altro riceve spesso fatture in una lingua, documenti di trasporto in una seconda ed email in una terza. Leggerli a mano vuol dire conoscerle tutte o tirare a indovinare dall'impaginazione.

La lingua raramente è la vera difficoltà. I documenti commerciali seguono schemi noti: un venditore, un acquirente, un riferimento, una data, un elenco di merci, quantità e importi. Una volta trovati questi campi, la lingua attorno conta meno. Conta di più la coerenza: lo stesso fornitore, prodotto o riferimento deve essere riconosciuto ogni volta che compare, comunque sia scritto.

Il nostro robot per le fatture dei fornitori, attivo oggi, legge fatture e note di credito in tre modi: con un modello per le impaginazioni che conosce, con il riconoscimento del testo per le scansioni e con l'aiuto di un modello AI per il resto. Ciò che legge deve essere coerente prima che venga creata una bozza: il fornitore deve essere noto, e imponibile, imposta e totale devono tornare.

La lettura degli altri documenti commerciali, come packing list e documenti di trasporto, usa lo stesso motore ed è offerta e costruita su misura, sui documenti che la tua azienda riceve davvero.

Una spedizione, tutti i suoi documenti

Il modo più ordinato di gestire i documenti commerciali è un unico registro con una riga per spedizione, ogni documento collegato alla sua riga e ogni mancanza visibile a colpo d'occhio.

La gestione documentale nella logistica di solito si inceppa sui collegamenti. I documenti vengono salvati, ma per mittente o per data, non per spedizione. Quando qualcuno chiede se i documenti di un container sono completi, la risposta vuol dire aprire cinque cartelle e due caselle di posta.

Un registro di magazzino e spedizioni, con una riga per camion o container e i suoi documenti collegati, è offerto e costruito su misura. Siccome ogni riga registra cosa è arrivato e cosa è partito, il registro fa anche da situazione di magazzino. Il percorso di ogni documento è fisso.

Il registro è più utile quando i documenti attesi sono concordati per ogni tratta. Un'importazione via mare da un fornitore può richiedere un insieme diverso da un'esportazione su strada verso un cliente abituale. Mettere per iscritto quegli insiemi una volta sola vuol dire che ogni nuova riga di spedizione parte con il suo elenco di ciò che deve arrivare, e le mancanze si vedono senza che nessuno debba ricordarle.

1. Un documento arriva per email o in una cartella condivisa.
2. Viene riconosciuto per tipo: fattura, packing list, documento di trasporto, bolla di consegna o altro.
3. Vengono letti i suoi riferimenti, come il numero d'ordine o il numero del container.
4. Viene collegato alla riga della spedizione corrispondente e archiviato nella cartella di quella spedizione.
5. La riga mostra quali documenti attesi mancano ancora.
6. Un documento che non corrisponde a nessuna spedizione, o che corrisponde a più di una, passa a una persona invece di essere indovinato.

Fatture e diciture fiscali

Le fatture di vendita per il commercio con l'estero richiedono la dicitura fiscale giusta per ogni tipo di vendita, e conviene applicarla nel momento in cui la fattura viene creata, secondo regole fissate dal tuo commercialista.

Vendere all'interno di un paese, esportare fuori da un'area di libero scambio e vendere tra imprese di paesi diversi possono richiedere ciascuno diciture diverse, un trattamento fiscale diverso e numeri diversi in fattura. Sbagliare vuol dire fatture da riemettere e domande scomode a fine trimestre.

Il nostro robot per la fatturazione è attivo oggi. Prepara ogni fattura da un foglio che ricorda clienti e prodotti, applica la dicitura fiscale alla creazione secondo le regole che i commercialisti hanno indicato per ogni tipo di vendita, genera e archivia il PDF e lascia una fattura in bozza nel sistema contabile con accanto un'email in bozza. Una persona controlla e invia.

Una fonte comune di problemi è lo scarto tra ciò che è stato spedito e ciò che è stato fatturato. Quando la fattura di vendita viene preparata dallo stesso foglio che contiene l'ordine, quantità, descrizioni dei prodotti e dati del cliente coincidono per costruzione, non per ribattitura. È questa coerenza che un commercialista o un revisore cercano quando controllano le vendite con l'estero.

Il robot applica le regole; non le fissa. Quale trattamento si applica a una vendita è una domanda per il tuo commercialista o consulente fiscale. Non diamo consulenza fiscale né doganale; verifica con il tuo consulente.

Fatture dei fornitori

Le fatture dei fornitori esteri possono essere registrate in bozza con il PDF allegato e archiviate sotto il fornitore, come qualunque altra fattura passiva, e tutto ciò che non è chiaro passa a una persona.

Le aziende di importazione hanno spesso una lunga coda di fornitori: chi fornisce la merce, il vettore, lo spedizioniere, il magazzino, la società di ispezione, l'assicuratore. Ognuno manda fatture nel suo formato e nella sua valuta.

Il nostro robot per le fatture passive legge la casella di posta e una cartella di deposito, riconosce fatture e note di credito, crea la fattura passiva in bozza nel sistema contabile con il PDF e archivia il PDF sotto il fornitore, con una notifica per ogni fattura. I suoi limiti fanno parte del progetto:

• Crea un nuovo fornitore solo dopo l'approvazione del titolare.
• Passa a una persona i rimborsi e tutto ciò che non può registrare con esattezza.
• Non paga mai una fattura e non tocca mai un conto bancario.
• Non decide quali costi appartengono a quale spedizione se la regola non è chiara; altrimenti li attribuisce una persona.
• Non si occupa di dichiarazioni doganali né di pagamento dei dazi.

Come iniziare

Comincia dai documenti che oggi richiedono più ore, di solito le fatture dei fornitori o le fatture di vendita, e aggiungi il collegamento alle spedizioni quando quelle girano bene.

Con l'AI per l'import export l'ordine conta, come con qualunque automazione. Fatture passive e fatture di vendita seguono le stesse regole per ogni spedizione, quindi si assestano in fretta. Collegare i documenti alle spedizioni dipende da quanto i tuoi fornitori e spedizionieri riportano i riferimenti in modo coerente, e vale la pena verificarlo su qualche spedizione reale prima di costruire qualunque cosa.

L'AI per l'import export non richiede un nuovo sistema contabile né una nuova casella di posta. I nostri girano sui nostri server collegati ai tuoi account, oggi con caselle Google Workspace, Google Drive, Fogli Google e Xero. Si noleggiano ogni mese, un canone per flusso di lavoro scritto nel preventivo, e ogni documento resta nelle tue cartelle.

Usa la checklist in questa pagina per vedere quali documenti di una spedizione recente riesci a trovare, e in quanto tempo. Le mancanze mostrano dove va il tempo. Poi metti per iscritto le tue tratte abituali, i documenti che ciascuna richiede e chi approva fatture di vendita e fatture dei fornitori.

Decisioni doganali, codici doganali e trattamento fiscale restano al tuo spedizioniere doganale, al tuo commercialista e a te. Il robot prepara i documenti attorno a quelle decisioni; non le prende.

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