AI per la logistica: registro spedizioni e documenti

I documenti che viaggiano con ogni carico

L'AI per la logistica è più utile sulle carte: ogni spedizione, che sia un camion, un container o un collo, produce un insieme di documenti da raccogliere, abbinare e tenere insieme.

Un solo carico può coinvolgere una conferma d'ordine, una fattura pro forma, una fattura commerciale, una distinta di imballaggio, una lettera di vettura, un documento di trasporto firmato all'arrivo, i documenti doganali quando si passa un confine e, dopo, la fattura del vettore. Arrivano da mittenti diversi, in momenti diversi, per email, come scansioni e a volte su carta nella cabina del camion.

Il lavoro di tenere completo quell'insieme ricade su un ufficio che passa la giornata a cercare nelle caselle di posta, rinominare allegati, rincorrere quello che manca e rispondere alla stessa domanda: è tornato il documento di trasporto firmato? È questo il bersaglio onesto dell'automazione nella logistica. Non i camion, non i percorsi: i documenti.

La tabella elenca i documenti con cui ha a che fare la maggior parte delle aziende, e cosa può farne un robot.

Una riga per ogni spedizione

Il cuore del sistema è un registro con una riga per ogni spedizione, camion o container, con ogni documento collegato e lo stato visibile a colpo d'occhio.

La gestione documentale nella logistica di solito fallisce perché i documenti stanno in tanti posti: uno in una casella di posta, uno in un'unità condivisa, uno in una cartella sul desktop di qualcuno. Un registro li rimette insieme. Ogni riga è un carico. Ogni colonna è un documento o un dato chiave: date, riferimenti, quantità, vettore, stato. Un link in ogni cella apre il documento stesso, archiviato nelle tue cartelle.

Siccome ogni riga registra anche cosa è stato caricato e cosa è stato consegnato, il registro diventa anche la situazione delle giacenze. Per un'azienda commerciale che muove merce senza mai stoccarla, il registro è spesso l'unico posto in cui la merce in viaggio è visibile.

Un registro cambia anche il modo in cui si giudica l'AI per la logistica. Invece di chiedersi se il software è intelligente, l'ufficio si pone ogni mattina una domanda semplice: ogni riga è completa? Dove non lo è, la mancanza ha un nome, e qualcuno sa esattamente quale email mandare.

Questo registro di magazzino e spedizioni è offerto e costruito su misura. Gira sui nostri server collegato alla tua casella di posta, alle tue cartelle e ai tuoi fogli, e il registro stesso è un tuo foglio. Una riga tipica contiene quanto segue.

• Riferimento della spedizione, cliente e fornitore.
• Vettore, mezzo o container, e percorso come concordato sulla carta.
• Date: prenotazione, carico, consegna.
• Quantità e pesi caricati e consegnati.
• Link a ogni documento dell'insieme, e un segno per ognuno che manca ancora.
• Fatture dei vettori e dei fornitori collegate, con il loro stato nel sistema contabile.
• Una colonna di note per la persona che gestisce le eccezioni.

Leggere i documenti dalla posta

I documenti vengono letti dalla casella di posta man mano che arrivano, abbinati alla spedizione giusta grazie ai riferimenti, poi archiviati e collegati senza che nessuno debba trascinare allegati nelle cartelle.

È qui che l'AI per la logistica si distingue da una semplice regola di archiviazione. Una regola può salvare ogni allegato di un mittente in una cartella. Non può aprire un documento di trasporto scansionato, trovare il riferimento della spedizione in un timbro o in una casella scritta a mano e capire a quale riga appartiene. La lettura con AI sì, e quando non ci riesce lo dice.

I riferimenti sono la chiave. La maggior parte dei documenti di un carico ne porta almeno uno: un numero d'ordine, un numero di container o di rimorchio, un numero di fattura, un riferimento di prenotazione. Più il tuo personale usa in modo coerente un solo riferimento su tutto l'insieme, più documenti si abbinano da soli e meno arrivano a una persona.

Ecco cosa succede a un documento.

1. Un documento arriva nella casella dell'ufficio operativo, oppure una scansione viene lasciata in una cartella condivisa.
2. Il robot riconosce di che tipo di documento si tratta.
3. Legge i riferimenti, le date, le quantità e le parti che gli servono.
4. Abbina il documento a una riga del registro tramite il riferimento e, se niente corrisponde, lo passa a una persona.
5. Archivia il documento nella cartella della spedizione nel tuo spazio di archiviazione e lo collega nella riga.
6. Aggiorna lo stato della riga, per esempio segnando il carico come consegnato quando arriva il documento di trasporto firmato.
7. Scrive l'azione nel registro di controllo.

Avvisi sui documenti mancanti

Il registro mostra, riga per riga, quali documenti mancano ancora, e una persona viene avvisata quando uno è in ritardo.

Di solito le carte mancanti si scoprono tardi: quando un cliente non paga senza il documento di trasporto firmato, o quando la fattura di un vettore non si può controllare perché la lettera di vettura non è mai tornata. Un registro che sa quali documenti servono per ogni tipo di spedizione può segnalare la mancanza quando la riga si apre, non settimane dopo.

Quando qualcosa è in ritardo, il robot prepara un'email in bozza al mittente per chiederlo. Una persona controlla la bozza e la invia. Il robot prepara solo bozze; nessun robot invia nulla, e ogni azione viene scritta in un registro di controllo.

La stessa vista risponde alle domande che clienti e responsabili fanno più spesso: quali carichi sono consegnati ma non ancora fatturati, quali aspettano ancora i documenti doganali, quali fatture dei vettori aspettano un documento di trasporto prima di poter essere approvate.

Quali documenti servono a ogni spedizione è una regola tua, scritta una volta per ogni tipo di carico. Una consegna nazionale può richiedere solo un documento di trasporto e una fattura del vettore; un carico che passa un confine ne richiede di più. Fissare bene questa regola è la parte principale del lavoro dell'AI per la logistica sulle carte, ed è un lavoro che il tuo personale sa già fare.

Fatture di fornitori e vettori

Le fatture di vettori, spedizionieri e magazzini possono essere lette dalla casella di posta, preparate in bozza nel tuo sistema contabile con il PDF allegato e collegate alla spedizione a cui appartengono.

Il nostro robot delle fatture dei fornitori è attivo oggi: legge fatture e note di credito da una casella di posta e da una cartella di deposito, crea la fattura passiva in bozza con il PDF, archivia il PDF sotto il fornitore e manda una notifica per ogni fattura. Tutto ciò che non può registrare con esattezza, come un fornitore sconosciuto o un rimborso, passa a una persona invece di essere indovinato. Per un'azienda di logistica, il passaggio in più è il collegamento alla riga del registro, che arriva con il registro costruito su misura.

È quel collegamento che rende rapido il controllo della fattura di un vettore. Chi approva vede, su una sola riga, cosa è stato prenotato, cosa è stato caricato, cosa è stato consegnato e quanto chiede il vettore, con i documenti a un clic di distanza. Il robot non muove mai denaro; approvazione e pagamento restano alle persone.

Una buona AI per la logistica, sulle fatture, intercetta presto anche le incongruenze evidenti: un vettore che fattura un carico che il registro dà per annullato, una seconda fattura per lo stesso container, oppure un addebito su una riga che non ha ancora un documento di trasporto firmato. Queste vengono segnalate a una persona, che decide.

Cosa non fa l'AI per la logistica, e come partire

L'AI per la logistica, come la costruiamo noi, non pianifica percorsi, non traccia i mezzi in tempo reale e non parla con gli autisti; tiene le carte complete e collegate, mentre eccezioni e clienti restano alle persone.

Se cerchi un software di tracciamento delle spedizioni che mostri dov'è un camion in questo momento, non è questo. L'intelligenza artificiale per l'autotrasporto viene spesso venduta come pianificazione dei percorsi o tracciamento in tempo reale; la nostra resta in ufficio, con i documenti. E non dà consulenza doganale; per classificazione e dazi, chiedi al tuo spedizioniere doganale o al tuo consulente.

Per partire, scegli una tratta, un cliente o un tipo di spedizione, ed elenca i documenti che servono a ogni carico. Lo schema qui sopra trasforma quell'elenco nelle colonne del registro. Poi misura il lavoro con il tuo metro: quanti carichi al mese, e quanto tempo l'ufficio dedica a ciascuno per raccogliere e archiviare le carte. Quel numero, in ore, è l'unica misura che usiamo.

I nostri dipendenti AI si noleggiano ogni mese e girano sui nostri server collegati ai tuoi account. Un interruttore di emergenza ferma qualunque robot con un solo comando, e niente viene acceso senza il tuo sì.

Domande