Per gli studi legali l'AI è più sicura sul lato amministrativo: raccogliere e controllare i documenti dei nuovi clienti, dividere la posta per pratica, preparare in bozza la corrispondenza di routine da far rivedere a un avvocato, archiviare e ricordare le scadenze. L'analisi giuridica e la consulenza restano all'avvocato.
La segreteria che si mangia le ore fatturabili
L'AI per studi legali è più utile sul lavoro amministrativo attorno a ogni pratica, la parte che richiede ore ma nessun giudizio giuridico.
Ogni studio conosce l'elenco. Rincorrere un nuovo cliente per i documenti d'identità. Controllare che i documenti arrivati siano quelli giusti e ancora validi. Salvare gli allegati nella cartella della pratica giusta. Ritrovare l'email in cui il cliente ha confermato un'istruzione. Preparare la lettera d'incarico dal modello e farla firmare. Ricordarsi la data entro cui qualcosa deve tornare indietro.
Niente di tutto questo è lavoro legale, eppure gran parte finisce sulle scrivanie di avvocati, praticanti e segretarie il cui tempo servirebbe altrove. È questo l'argomento onesto per l'automazione negli studi legali: non un avvocato robot, ma meno ore spese su carte che seguono sempre gli stessi passaggi.
La tabella mostra dove di solito passa il confine. La colonna di sinistra è il lavoro che un dipendente AI può preparare in bozza; quella di destra resta alle persone.
Un modo utile per valutare qualunque proposta di AI per studi legali è chiedersi, per ogni compito, chi ne porta la responsabilità se qualcosa va storto. Se la risposta è l'avvocato, il compito resta all'avvocato. Se la risposta è soltanto che un documento è finito nella cartella sbagliata o un promemoria è arrivato tardi, un robot che prepara bozze e segnala i problemi può togliere la routine dalle scrivanie.
| Compito | Può essere preparato o messo in bozza dall'AI | Resta a una persona |
|---|---|---|
| Apertura della pratica di un nuovo cliente | Elenco delle richieste in bozza, documenti raccolti, mancanze e scadenze segnalate | Decidere se accettare il cliente |
| Posta in arrivo | Divisa per pratica, allegati archiviati, un elenco quotidiano di ciò che è senza risposta | Leggere ciò che conta e rispondere |
| Lettere di routine | Bozze dai modelli e dalle lettere passate dello studio | Controllare, firmare e inviare |
| Lettere d'incarico | Preparate dal modello, firmate online dal cliente | Le condizioni e la decisione di inviarle |
| Scadenze | Riportate sul registro delle pratiche a partire da documenti ed email | Cosa significa quella data per la causa |
| Consulenza e analisi | Niente | Tutto |
Apertura della pratica e documenti del nuovo cliente
L'apertura della pratica è il primo lavoro migliore per l'AI negli studi legali: i documenti che un nuovo cliente deve fornire vengono richiesti con un'email in bozza, raccolti, controllati per mancanze e scadenze e archiviati con una riga di registro.
La gestione documentale automatica di uno studio legale parte spesso da qui, perché il lavoro è uguale per ogni nuovo cliente e perché un documento mancante può bloccare una pratica per settimane. Il robot non decide cosa richiede lo studio. Lo studio scrive il proprio elenco una volta, per tipo di cliente o di pratica, e il robot lavora da quello.
Questo servizio è offerto e costruito su misura, con lo stesso motore del nostro inserimento di clienti e fornitori. Ecco come avanza un nuovo incarico.
Il cuore è una riga di registro per ogni nuovo cliente. Ogni elemento richiesto è una colonna; ogni colonna dice ricevuto, mancante o scaduto. Un socio che vuole sapere perché una pratica non è partita apre un solo foglio invece di chiedere a tre persone.
- Una persona apre la nuova pratica sul registro e sceglie il tipo di cliente.
- Il robot prepara un'email in bozza al cliente con l'elenco delle richieste dello studio per quel tipo.
- Una persona controlla la bozza e la invia.
- Man mano che i documenti arrivano per email o caricamento, il robot li archivia nella cartella della pratica e li spunta sulla riga del registro.
- Segnala ciò che manca ancora, ciò che è illeggibile e ciò che ha una data di scadenza passata o vicina.
- Quando qualcosa è in ritardo, prepara un promemoria in bozza che una persona invia.
- Una persona esamina il fascicolo completo e approva l'anagrafica del nuovo cliente.
La posta divisa per pratica
La posta in arrivo può essere letta, abbinata alla pratica giusta e archiviata, così la corrispondenza di ogni pratica sta in un solo posto senza che nessuno debba trascinare email nelle cartelle.
Nella casella di posta, l'automazione dei flussi di lavoro legali serve soprattutto a ritrovare le cose in seguito. Il robot legge il mittente, l'oggetto, eventuali numeri di riferimento e gli allegati, e abbina l'email a una pratica del registro. Gli allegati vengono salvati nella cartella della pratica. Le email che non riesce ad abbinare passano a una persona invece di finire in un'ipotesi.
Una parte di questo è attiva oggi per alcuni clienti: un riepilogo mattutino delle email nuove e senza risposta del giorno prima su più caselle, divise per attività, ciascuna con un breve riassunto e il testo completo a un tocco di distanza. La divisione per pratica e le risposte di routine in bozza, a partire dalle lettere passate dello studio, sono offerte e costruite su misura.
Per gli avvocati che lavorano da soli o in piccoli studi, spesso è qui che si recuperano più ore. Nessuno deve ricordarsi quali email aspettano ancora una risposta; l'elenco è lì ogni mattina.
L'abbinamento tra posta e pratiche funziona meglio quando lo studio usa già un riferimento nell'oggetto delle email o sulle lettere. Dove non c'è, il robot si basa sul nome del cliente e sulle parti indicate nel registro, e tutto ciò che è ambiguo passa a una persona. Col tempo, man mano che il registro si riempie, le email che richiedono una persona diminuiscono.
Prepara il tuo elenco di richieste per i nuovi clienti
Spunta ogni documento o informazione che il tuo studio chiede a un nuovo cliente. Stampa la pagina: gli elementi spuntati sono il tuo elenco di richieste, e ognuno diventa una colonna del registro dei nuovi clienti.
Lettere d'incarico firmate online
Le lettere d'incarico possono essere preparate dal modello dello studio e firmate online, con la traccia di chi ha firmato, quando e quale versione esatta.
La nostra pagina di firma online è attiva oggi. Il documento diventa una pagina web riservata. Ogni parte firma con una firma tracciata a mano, il nome scritto e una riga di consenso. Un certificato di firma in PDF mostra chi ha firmato, quando, e un'impronta del documento esatto, così qualunque modifica successiva si vede. Non interviene nessun servizio di firma esterno.
La stessa pagina va bene per altre firme di routine attorno a una pratica: la conferma delle istruzioni da parte del cliente, un preventivo di onorario che il cliente accetta o un'autorizzazione che il cliente dà allo studio. In ogni caso il robot prepara, una persona controlla e il cliente firma.
Se una firma online sia adatta a un certo documento è una questione che riguarda lo studio e le sue regole; noi non diamo pareri in merito. Quello che offre la pagina è un percorso pulito da una lettera in bozza a una copia firmata archiviata nella pratica.
Cosa non deve fare l'AI per studi legali
L'AI non deve dare consulenza, esaminare i contratti per il loro effetto giuridico, decidere su un cliente né inviare nulla per conto dello studio.
Questi limiti sono voluti. Qualunque uso dell'AI per studi legali che scivola nell'analisi giuridica sposta la responsabilità su un software che non può portarla. Il nostro è costruito in modo che il robot prepari solo bozze; nessun robot invia nulla, e ogni azione viene scritta in un registro di controllo.
In pratica, l'elenco di ciò che non fa è importante quanto l'elenco di ciò che fa.
- Nessuna consulenza legale e nessuna analisi giuridica dei documenti.
- Nessun esame dei contratti per significato, rischi o validità.
- Nessuna decisione su se accettare un cliente o una pratica.
- Nessuna email, lettera o deposito inviato senza che una persona prema invio.
- Nessun deposito presso tribunali o registri fatto da solo.
- Nessun movimento di denaro, compresi i fondi dei clienti.
Riservatezza e accessi
Il robot lavora dentro le caselle, le cartelle e i fogli dello studio, solo con gli accessi che lo studio concede, e lo studio può revocarli in qualunque momento.
I nostri dipendenti AI si noleggiano ogni mese e girano sui nostri server collegati agli account del cliente. I documenti restano nelle cartelle dello studio, le email nella casella dello studio e i registri nel foglio dello studio. Niente viene copiato in un sistema separato a cui lo studio dovrebbe dare fiducia a parte.
Gli accessi si limitano a ciò che serve al lavoro: per esempio la casella dedicata ai nuovi clienti e le cartelle delle pratiche, non tutti gli account dello studio. Un interruttore di emergenza ferma qualunque robot con un solo comando, e niente viene acceso senza il sì dello studio.
Quando uno studio mette a confronto l'AI con il non fare nulla, la questione raramente è il software. È se lo studio sa dire esattamente quale casella, quali cartelle e quale lavoro il robot può toccare. Se tutto questo sta in una pagina, gli accessi si possono concedere in modo mirato e rivedere.
Le tue regole professionali su riservatezza e fornitori esterni continuano a valere, e lo studio dovrebbe verificarle con il proprio ordine professionale o il proprio consulente prima che qualunque automazione tocchi i fascicoli dei clienti. L'AI per studi legali deve stare dentro quelle regole, non aggirarle.
Domande
L'AI può sostituire un praticante o una segretaria legale?
Il nostro no. Toglie dalla routine la battitura, l'archiviazione e le rincorse. Controllo, giudizio, rapporto con il cliente e tutto ciò che è legale restano alle persone.
È sicuro usare l'AI sui fascicoli dei clienti?
Dipende dalle tue regole professionali e da come è configurato lo strumento. Il nostro lavora dentro gli account dello studio con accessi limitati e un registro di controllo; verifica prima i tuoi obblighi con il tuo ordine professionale o il tuo consulente.
L'AI può scrivere lettere per gli avvocati?
Può preparare bozze di routine a partire dai modelli e dalle lettere passate dello studio. Un avvocato le controlla, le modifica e le invia. Il nostro non invia mai nulla da solo.
Esamina i contratti?
No. Non offriamo esame dei contratti né analisi giuridica. Il lavoro è amministrativo: apertura delle pratiche, posta, archiviazione, bozze di routine e firma.
Qual è il primo lavoro da automatizzare in un piccolo studio?
Di solito l'apertura della pratica per i nuovi clienti, perché si ripete per ogni cliente e segue un elenco. La checklist qui sopra trasforma il tuo elenco in richieste e in colonne del registro.
Vuoi recuperare ore da questo lavoro?
Scrivi a [email protected] indicando il lavoro amministrativo che costa più ore al tuo studio ogni mese: ti diremo con chiarezza se può essere preparato in bozza perché una persona lo controlli.
Parliamone Servizio collegato: Clienti e fornitori nuovi
