Cos'è l'automazione dei flussi di lavoro: guida chiara

L'automazione dei flussi di lavoro in un paragrafo

Automazione dei flussi di lavoro significa che una routine esegue da sola i suoi passaggi, in un ordine fisso, ogni volta che qualcosa la attiva, mentre le persone tengono i passaggi che richiedono una decisione.

Cos'è dunque l'automazione dei flussi di lavoro nella vita di tutti i giorni in ufficio? Pensa a un lavoro che il tuo personale fa allo stesso modo molte volte al mese. Arriva una fattura del fornitore, qualcuno la apre, batte gli importi in contabilità, salva il PDF in una cartella e avvisa un collega. Ognuno di questi passaggi segue una regola. L'automazione affida i passaggi che seguono regole a un software e lascia alla persona l'unico passaggio che ha bisogno di lei: controllare e approvare.

Un flusso di lavoro, o workflow, è semplicemente la sequenza di passaggi che porta un lavoro da dove arriva a dove finisce. Un flusso automatizzato è la stessa sequenza, con i passaggi di routine eseguiti da un software. Chi chiede cos'è un workflow automatizzato e chi chiede cos'è l'automazione dei flussi di lavoro si pone la stessa domanda dai due lati: uno parla della cosa, l'altro della pratica. Il lavoro in sé non cambia; cambia chi batte, copia e archivia.

Non è la stessa cosa di una singola scorciatoia, come una regola che sposta le email in una cartella. Quella automatizza un passaggio. L'automazione dei flussi di lavoro copre tutto il percorso, compreso ciò che succede quando qualcosa non rientra nelle regole.

Capire cos'è l'automazione dei flussi di lavoro significa anche capire cosa non è. Non è un robot che manda avanti l'azienda, e non è la promessa che nessuno toccherà più quel lavoro. È un insieme di passaggi concordati, scritti una volta, eseguiti sempre allo stesso modo, con le persone nei punti che contano.

Com'è fatto un flusso di lavoro: avvio, passaggi, approvazione

Ogni flusso di lavoro ha tre parti: un evento che lo avvia, una serie di passaggi che fanno il lavoro e un punto di approvazione in cui decidi tu, all'inizio su ogni elemento e più avanti solo sulle eccezioni.

Una volta chiaro cos'è l'automazione dei flussi di lavoro in generale, sono queste tre parti da cercare in qualunque routine tu voglia automatizzare.

L'evento di avvio è ciò che mette in moto tutto. Può essere un'email che arriva in una casella, un file lasciato in una cartella, una riga di un foglio segnata come pronta o un orario prestabilito. Un buon evento di avvio non lascia dubbi: o è successo o non è successo.

I passaggi sono il lavoro vero e proprio: leggere, controllare, registrare, archiviare, avvisare. Ognuno dovrebbe essere abbastanza semplice da potersi scrivere come regola. Dove un passaggio richiede giudizio, o diventa una regola con limiti chiari o passa a una persona.

Il punto di approvazione è dove una persona guarda il risultato e dice sì. Nei flussi che facciamo girare, tutto ciò che esce dall'azienda, come una fattura, un'email o un ordine di acquisto, si ferma qui all'inizio, e lo passi ad automatico quando ha dimostrato di funzionare. A quel punto il documento è completo: dati, allegato e archiviazione sono già fatti.

Ecco un esempio completo, una routine per gli ordini di acquisto, attiva oggi per un cliente:

1. Avvio: qualcuno compila una riga nel foglio degli ordini di acquisto e la conferma due volte.
2. Lettura: il robot legge dalla riga il fornitore, gli articoli, le quantità e i prezzi.
3. Preparazione: genera l'ordine di acquisto in PDF con l'impaginazione dell'azienda.
4. Archiviazione: salva il PDF nella cartella giusta, sotto il nome del fornitore.
5. Bozza: prepara un'email in bozza al fornitore con il PDF allegato e un messaggio nell'app del personale.
6. Approvazione: all'inizio controlli tu l'email e la invii.
7. Registrazione: ogni passaggio viene scritto in un registro che puoi leggere.

Strumenti o soluzione chiavi in mano

Puoi costruire i flussi da solo con strumenti di automazione dei flussi di lavoro, oppure farli costruire e gestire per te; la scelta giusta dipende da quanto è complessa la routine e da chi se ne occuperà.

I software per l'automazione dei flussi di lavoro sono di molti tipi. Alcuni prodotti collegano le app con semplici regole del tipo "se succede questo, fai quello". Altri ti fanno disegnare un flusso sullo schermo e aggiungere condizioni. Vanno bene per routine con dati in ingresso puliti e poche eccezioni, e per gruppi di lavoro con qualcuno a cui piace configurarli e tenerli aggiornati.

Le routine con dati in ingresso disordinati, come documenti scansionati, email scritte in modi diversi o regole che cambiano da cliente a cliente, sono più difficili da costruire con uno strumento a trascinamento. È qui che serve una soluzione chiavi in mano: qualcuno studia come si fa oggi il lavoro, costruisce il flusso attorno ai tuoi account e lo gestisce.

I nostri dipendenti AI sono del secondo tipo. Si noleggiano ogni mese, girano sui nostri server e lavorano dentro la posta, le cartelle, i fogli e il sistema contabile del cliente. La tabella confronta le due strade.

Dove entra in gioco l'AI

L'AI entra in un flusso di lavoro nei passaggi in cui bisogna leggere o scrivere un testo, come capire un'email o estrarre i campi da un PDF, dove le regole fisse si rompono facilmente.

L'automazione classica ha bisogno di dati ordinati. Sa spostare un valore da una casella all'altra, ma non sa leggere una fattura di un fornitore con un'impaginazione mai vista. L'AI cambia le cose. Un modello può leggere il documento, riconoscere il fornitore, la data e i totali e passare campi puliti al resto del flusso.

Questa flessibilità ha una condizione. L'AI può sbagliare con grande sicurezza, quindi un flusso ben fatto tratta il suo risultato come una proposta. I campi vengono confrontati con ciò che si sa già, come l'elenco dei fornitori o il prezzo del mese scorso, e ciò che non corrisponde passa a una persona invece di essere indovinato.

In pratica, i flussi più affidabili mescolano le due cose: regole fisse per tutto ciò che si può mettere per iscritto, AI per leggere e preparare testi, e una persona al punto di approvazione.

Ecco perché negli ultimi anni è cambiata la risposta onesta alla domanda su cos'è l'automazione dei flussi di lavoro. Prima voleva dire spostare dati ordinati tra un sistema e l'altro; con l'AI che legge i documenti e prepara i testi, oggi può occuparsi anche della parte disordinata del lavoro d'ufficio, purché una persona continui ad approvare il risultato.

Vantaggi che puoi verificare da solo

I vantaggi dell'automazione dei flussi di lavoro si misurano meglio sul tuo lavoro: le ore che una routine richiede oggi, gli errori che produce e quanto è facile per chiunque vedere a che punto sono le cose.

Le promesse di tempo risparmiato contano poco se non riguardano la tua routine. La versione utile della domanda "quanto vale l'automazione dei flussi di lavoro?" è sempre locale: quanto vale per te, su questa routine. Prima di automatizzare qualcosa, conta quante volte il lavoro capita ogni mese e quanto tempo richiede ogni volta. Ottieni un numero in ore che potrai ricontrollare dopo, con lo stesso metro.

I vantaggi che puoi verificare nella tua azienda di solito comprendono:

• Ore: il tempo passato a battere, copiare e archiviare, contato prima e dopo.
• Coerenza: ogni caso trattato allo stesso modo, ogni volta che lavora.
• Meno errori di battitura, perché le cifre vengono lette una volta invece di essere ricopiate a mano.
• Una traccia: ogni passaggio messo per iscritto, così si può rispondere alle domande anche dopo.
• Visibilità: chiunque vede cosa è in attesa e cosa è fatto.
• Continuità: la routine non dipende dalla memoria di una sola persona.

Come mappare il tuo primo flusso di lavoro

Per mappare il primo flusso di lavoro, scegli una routine, scrivi l'evento che la avvia, ogni passaggio e il punto di approvazione, e annota cosa succede quando un caso non rientra nelle regole.

Scegli una routine che capita spesso, segue gli stessi passaggi e finisce in un documento, una registrazione o un'email. Siediti con la persona che la svolge e scrivi esattamente cosa fa, in ordine, comprese le piccole cose che non nota più, come controllare il nome di un fornitore su un elenco.

Segna l'evento di avvio, i passaggi che seguono una regola, quelli che richiedono giudizio e il punto di approvazione. Poi scrivi le eccezioni: cosa succede quando un documento è illeggibile, un cliente è nuovo o una cifra sembra sbagliata. È sulle eccezioni che la maggior parte dei flussi fallisce, quindi una risposta chiara per ciascuna vale più di qualunque strumento.

La checklist qui sopra ripercorre gli stessi punti. Se per una routine riesci a spuntarne la maggior parte, hai un flusso di lavoro che si può automatizzare, qualunque strada tu scelga. Se non sai ancora dire cosa farà l'automazione con le eccezioni, scrivile prima di tutto; quell'elenco è la vera specifica.

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