Una buona consulenza sull'automazione AI comincia leggendo come si svolge oggi il lavoro, nelle email, nei file e nei registri contabili, prima di proporre qualunque cosa. Il risultato è un breve elenco dei lavori che vale la pena automatizzare, cosa preparerà ciascun robot, chi lo approva e un unico prezzo mensile chiaro per ogni lavoro. Tutto per iscritto.
Cosa fa davvero un consulente di automazione AI
Un consulente di automazione AI studia come si svolge oggi il tuo lavoro d'ufficio e ti dice, per iscritto, quali parti vale la pena automatizzare, come e a quale prezzo.
La consulenza sull'automazione AI sta tra una conversazione e la costruzione. È la fase in cui qualcuno da fuori guarda il lavoro di routine abbastanza da vicino da dire cosa potrebbe preparare un robot, cosa deve restare alle persone e cosa non varrebbe affatto la pena automatizzare. Consulenza sull'automazione dei processi aziendali e consulenza sull'automazione dei flussi di lavoro descrivono la stessa fase con parole diverse; lo stesso vale per molte offerte vendute come servizi di consulenza AI.
Fatta bene, è soprattutto leggere e fare domande. Un consulente che arriva con una risposta già pronta prima di aver visto il tuo lavoro sta vendendo un prodotto, non sta consigliando. Fatta male, finisce con una presentazione piena di possibilità e nessun primo passo chiaro.
La nostra versione comincia con una risposta semplice, non con un discorso di vendita. Bastano tre righe per partire: cosa fai, quali compiti ti portano via tempo e più o meno quante ore a settimana ti costano. Da lì di solito possiamo dire se un dipendente AI fa al caso tuo, prima che qualcuno guardi un solo file.
La revisione in sola lettura del lavoro attuale
Il cuore della consulenza sull'automazione AI è una revisione in sola lettura: guardare email, file e registri contabili reali per vedere come si svolge davvero il lavoro, non come viene descritto.
Le persone descrivono le proprie routine a memoria, e la memoria smussa le cose. La traccia reale del lavoro mostra le eccezioni: il fornitore che manda le fatture come foto, il cliente che ordina rispondendo a una vecchia conversazione, il foglio che capisce una persona sola. Sono proprio i casi che un'automazione deve saper gestire, quindi vanno trovati prima di progettare qualunque cosa.
La revisione è in sola lettura e si fa solo con il tuo permesso, sugli account che scegli tu. Niente viene creato o modificato. Di solito guarda:
- Le caselle di posta in cui arriva il lavoro: ordini, fatture dei fornitori, richieste, domande.
- Le cartelle in cui si archiviano i documenti, e con quanta coerenza.
- I fogli e i registri tenuti a mano.
- Le registrazioni contabili: come vengono inserite, classificate e allegate le fatture attive e passive.
- Chi gestisce oggi ogni passaggio, e chi firma il risultato.
Scegliere i lavori che vale la pena automatizzare
I lavori che vale la pena automatizzare sono quelli che si ripetono spesso, seguono regole che si possono scrivere e finiscono in un documento, una registrazione o un'email che una persona può controllare in fretta.
Ogni azienda ha più candidati di quelli con cui conviene partire. La revisione di solito fa emergere un lungo elenco; il lavoro di consulenza sta nell'accorciarlo. Un lavoro che capita di rado, o che ogni volta richiede una valutazione, può essere lavoro vero ma un cattivo candidato. Un lavoro che capita ogni giorno con le stesse regole, e che qualcuno ricopia a mano, di solito è un buon candidato.
Nella consulenza sull'automazione AI è anche qui che diventa chiara la dimensione di ogni lavoro. Contare quanti ordini, fatture o richieste sono arrivati in qualche mese, invece di tirare a indovinare, trasforma un desiderio vago in un lavoro a cui si può dare un prezzo.
Ogni lavoro che costruiamo segue gli stessi sei passaggi, qualunque sia: il lavoro viene preso da email, file o fogli; trasformato in un'unica registrazione pulita; completato con ciò che l'azienda sa già, come la memoria di clienti e prodotti; riconosciuto e instradato secondo le sue regole; trasformato in una bozza; e consegnato pronto nel posto giusto. Mettere un lavoro candidato su questi passaggi mostra in fretta se si adatta.
La tabella mostra come vengono divisi di solito i candidati.
| Segnale | Buon candidato | Cattivo candidato |
|---|---|---|
| Quanto spesso capita | Ogni giorno o ogni settimana | Poche volte l'anno |
| Regole | Si possono scrivere in una pagina | Diverse ogni volta |
| Dove arriva il lavoro | In un posto prevedibile | In posti sparsi, spesso al telefono |
| Il risultato | Un documento, una registrazione o un'email | Una decisione o una trattativa |
| Il controllo | Più veloce che fare il lavoro a mano | Lento quanto farlo a mano |
Definire bozze, approvazioni e limiti
Per ogni lavoro scelto, la fase di consulenza deve definire esattamente cosa preparerà in bozza il robot, chi lo approva e cosa non deve fare mai.
È la parte che si salta più spesso, ed è quella che decide se ci si può fidare dell'automazione. Con le nostre regole le risposte sono fisse: ogni passaggio parte con la tua approvazione; niente viene creato o modificato senza il sì del titolare; ogni azione viene scritta in un registro di ogni azione e un comando di arresto ferma qualunque robot con un solo comando. Quello che resta da definire, lavoro per lavoro, è il dettaglio.
Per ogni lavoro, la definizione risponde a un breve elenco di domande.
- Dove arriva il lavoro, e cosa fa partire il robot: una nuova email, un file in una cartella o una riga segnata come pronta?
- Cosa prepara esattamente il robot: una fattura in bozza, una fattura passiva in bozza, un'email in bozza, una riga di registro?
- Dove aspetta la bozza, e chi riceve la notifica?
- Chi la approva, e chi può approvarla quando quella persona è assente?
- Quali casi devono passare a una persona invece di essere indovinati, come fornitori sconosciuti, rimborsi o dati mancanti?
- Cosa non può fare mai il robot: inviare, pagare, cancellare o creare un nuovo fornitore o cliente senza approvazione?
Sei pronto per una revisione di consulenza?
Spunta ciò che hai già. Ogni riga non spuntata è una voce della tua lista di cose da fare prima della prima conversazione.
La proposta scritta
La fase di consulenza dovrebbe finire con una breve proposta scritta: i lavori che vale la pena automatizzare, cosa preparerà in bozza ciascun robot, chi lo approva e un unico prezzo mensile chiaro per ogni lavoro.
È su questo risultato che va giudicata una consulenza sull'automazione AI.
Una proposta che non riesci a riassumere in poche righe è un segnale d'allarme. La nostra elenca i lavori nell'ordine in cui verrebbero costruiti, descrive ciascuno con parole semplici, riporta le approvazioni e i limiti definiti sopra e indica un unico canone mensile per flusso di lavoro. Il prezzo dipende dalle ore che il lavoro toglie alla tua routine e da quanto è complessa l'automazione; un lavoro che richiede più dipendenti AI insieme costa di più da costruire e far girare di uno semplice.
Dice anche come viene gestito il servizio. I dipendenti AI si noleggiano ogni mese: li costruiamo, li facciamo girare sui nostri server collegati ai tuoi account e ce ne occupiamo noi. Non c'è una vendita una tantum. Se il noleggio si interrompe, il flusso di lavoro si ferma e ogni registrazione resta nella tua casella di posta, nelle tue cartelle, nei tuoi fogli e nel tuo sistema contabile.
Quanto tempo ci vorrà? Dipende dal lavoro: i compiti semplici partono in fretta, quelli complessi richiedono più tempo. Diffida di qualunque consulente di automazione AI che ti dà un calendario fisso prima della revisione.
La proposta stessa è una pagina web riservata che puoi leggere e firmare online. La nostra pagina di firma registra chi ha firmato, quando, e un'impronta del documento esatto, così qualunque modifica successiva si vede.
Quando la risposta è no
Una consulenza sull'automazione AI onesta a volte finisce con il consiglio di non automatizzare un lavoro, o di non farlo ancora.
Le buone ragioni non mancano. Il lavoro può capitare troppo di rado per valere un noleggio mensile. Le regole possono stare solo nella testa di una persona e vanno prima messe per iscritto. Il lavoro può arrivare in così tante forme che il primo passo è farlo confluire in una sola casella o in una sola cartella, cosa che un'azienda può fare da sola. Oppure il lavoro può essere soprattutto valutazione, con solo una piccola parte meccanica.
Anche un no è utile. Di solito arriva con un passo più piccolo che rende possibile un sì più avanti, come un registro condiviso tenuto a mano per un mese, o un unico indirizzo per le fatture dei fornitori. E ti dice qualcosa del consulente: una consulenza sull'automazione AI che non dice mai di no è un processo di vendita.
Cosa dovresti preparare
Puoi rendere la consulenza sull'automazione AI più veloce e più precisa preparando poche cose prima della prima conversazione.
Niente deve essere rifinito. Un appunto sommario, qualche esempio reale e una risposta chiara su chi approva cosa valgono più di una lunga descrizione. La verifica di preparazione in questa pagina elenca l'essenziale; spunta ciò che hai già e il risultato ti dice cosa preparare dopo.
La cosa più utile di tutte è il tuo conteggio: quanto spesso capita ogni lavoro e quanto tempo richiede, con il tuo metro. Quel numero, in ore, è ciò che un dipendente AI è costruito per restituirti, ed è l'unica misura di cui parliamo. Non promettiamo quanta parte ne recupererà un'automazione; la revisione serve proprio a scoprirlo, per entrambe le parti.
Domande
Cosa fa un consulente di automazione AI?
Studia come si svolge oggi il tuo lavoro d'ufficio, meglio se leggendo email, file e registri contabili reali, e raccomanda per iscritto quali lavori vale la pena automatizzare, come funzionerebbe ciascuno e quanto costerebbe.
Che differenza c'è tra servizi di consulenza AI e costruire l'automazione?
La consulenza decide cosa costruire e perché; la costruzione lo fa funzionare. Da noi le due cose sono unite: la revisione porta a una proposta, e la stessa squadra costruisce e fa girare ciò che viene concordato.
Per la revisione vi serve accesso ai nostri sistemi?
Un accesso in sola lettura agli account che scegli tu, e solo con il tuo permesso. Durante la revisione niente viene creato o modificato.
Quanto dura un progetto di automazione?
Dipende dal lavoro. I compiti semplici partono in fretta; quelli complessi che richiedono più dipendenti AI insieme richiedono più tempo. La proposta dice cosa vale nel tuo caso.
Come si stabilisce il prezzo?
Un unico canone mensile per flusso di lavoro, scritto nella proposta. Dipende dalle ore che il lavoro toglie alla tua routine e da quanto è complessa l'automazione.
Raccontaci il tuo flusso di lavoro. Lo costruiamo su misura.
Scrivi a [email protected] in tre righe: cosa fai, quali compiti ti portano via tempo e più o meno quante ore a settimana ti costano. Ricevi una risposta chiara, per iscritto.
Dicci quali ore vuoi recuperare Servizio collegato: Servizi
