Dipendenti AI o nuova assunzione: quale lavoro affidare

In cosa è bravo ciascuno

I dipendenti AI sono bravi a svolgere lo stesso lavoro messo per iscritto nello stesso modo ogni volta che lavorano; le persone sono brave in tutto ciò che richiede giudizio, contesto o fiducia.

Un dipendente AI è un'automazione con un mansionario, che lavora dentro gli strumenti che la tua azienda usa già. C'è chi lo chiama lavoratore digitale; chi cerca lavoratori AI di solito intende la stessa cosa. Si attiva quando succede qualcosa, come l'arrivo di una fattura o una riga segnata come pronta, e porta il lavoro fino a una bozza che una persona controlla.

Una nuova assunzione porta ciò che il software non ha: la capacità di gestire una situazione che nessuno ha descritto, di cogliere l'umore di un cliente, di accorgersi che qualcosa non va, di imparare l'azienda e di assumersi una responsabilità. La domanda non è quale sia meglio. È quale lavoro si adatta a chi.

Vale la pena essere chiari su cosa non sono i dipendenti AI. Non sono una persona fatta di software. Non partecipano alle riunioni, non rispondono al telefono e non imparano l'azienda guardando. Fanno ciò che dice il loro mansionario, dentro gli account a cui hanno accesso, e si fermano e passano la mano quando qualcosa ne resta fuori.

Il confronto qui sotto riguarda il lavoro, non il numero di persone. Mostra dove tende ad adattarsi ciascuno.

I compiti da affidare a un dipendente AI

Affida a un dipendente AI i compiti che si ripetono spesso, seguono regole che puoi mettere per iscritto e finiscono in un documento, una registrazione o un'email che qualcuno può controllare in fretta.

I segnali più chiari sono il volume e l'uniformità. Se un compito capita molte volte al mese e i passaggi cambiano appena, batterlo e archiviarlo a mano è un cattivo uso del tempo di chiunque. Se una persona può controllare il risultato più in fretta che farlo, il compito è un buon candidato.

Ecco i candidati tipici. Per ognuno è indicato se è attivo oggi nella nostra offerta oppure offerto e costruito su misura.

Nota che ogni voce dell'elenco finisce in qualcosa che una persona può guardare: una fattura passiva in bozza, una fattura di vendita in bozza, un PDF archiviato, un riepilogo, una risposta in bozza. È la prova da applicare ai tuoi compiti. Se non sai dire come sarebbe la bozza finita, probabilmente il compito non è ancora pronto da affidare.

• Registrare in bozza fatture e note di credito dei fornitori, con il PDF allegato e archiviato. Attivo oggi.
• Preparare le fatture di vendita da un foglio, con un'email in bozza accanto a ciascuna. Attivo oggi.
• Generare ordini di acquisto da una riga. Attivo oggi.
• Archiviare per mese le fatture in arrivo nella cartella della contabilità. Attivo oggi.
• Un riepilogo mattutino delle email nuove e senza risposta su più caselle di posta. Attivo oggi.
• Risposte in bozza alle email di routine dei clienti, scritte partendo dalle tue risposte passate. Offerto, costruito su misura.
• Note spese in bozza dalle foto degli scontrini. Offerto, costruito su misura.

I compiti da lasciare alle persone

Lascia alle persone ogni compito che richiede giudizio, una relazione, una trattativa o la responsabilità del risultato.

Certi lavori sembrano ripetitivi e non lo sono. Un reclamo può arrivare nella stessa casella di un ordine, ma rispondere bene dipende da chi è il cliente e da cosa è andato storto. Il prezzo di un fornitore può sembrare un numero da ricopiare, ma decidere se accettarlo è una decisione commerciale.

Lascia queste cose alle persone, anche quando un robot prepara i documenti attorno: approvare e pagare qualunque cosa; concordare prezzi e condizioni; rispondere a reclami e contestazioni; decidere su nuovi fornitori, clienti o collaboratori; tutto ciò che è nuovo, raro o delicato; e firmare tutto ciò che esce dall'azienda.

È anche qui che sta gran parte del valore di una nuova assunzione. Una persona che passa la settimana a battere fatture è una persona che non la passa con clienti, fornitori e problemi che hanno bisogno di un essere umano. Affidare la battitura a un dipendente AI è un modo per restituire quel tempo al lavoro in cui le persone sono brave.

Una regola pratica utile: se un compito, per chiudersi, richiede anche solo una telefonata, la telefonata resta a una persona, anche se i documenti prima e dopo li prepara un robot.

Come lavorano insieme

In pratica i due lavorano in coppia: il dipendente AI prepara il lavoro di routine in bozza, e una persona controlla, decide e firma.

Prendi la fatturazione attiva in una piccola azienda all'ingrosso. Chi segue le vendite segna un ordine come pronto in un foglio. Il dipendente AI prepara la fattura, genera il PDF, lo archivia e lascia in attesa una fattura in bozza e un'email in bozza. La persona legge entrambe, corregge ciò che non torna e invia. Il robot ha battuto; la persona ha giudicato.

L'impatto dell'AI sui dipendenti, in questo assetto, è un cambiamento in ciò che riempie la giornata. Meno copia e incolla tra sistemi, meno serate passate ad archiviare, più tempo per le parti del lavoro che hanno bisogno di una persona. I passaggi tra i due seguono uno schema fisso.

La coppia cambia anche il motivo per cui si assume qualcuno. Quando i documenti di routine sono già preparati, una nuova persona può essere assunta per il lavoro che fa crescere l'azienda, come seguire i clienti, gestire i fornitori o portare avanti progetti, invece che per stare dietro alla battitura. Dipendenti AI e persone finiscono per lavorare su livelli diversi dello stesso lavoro.

1. Succede qualcosa in azienda: arriva un'email, viene lasciato un file, una riga viene segnata come pronta.
2. Il dipendente AI la legge e applica le regole che ha ricevuto.
3. Prepara una bozza, archivia ciò che va archiviato e scrive l'azione nel registro delle azioni.
4. Tutto ciò che non può fare con esattezza passa a una persona indicata per nome, con il documento allegato.
5. Una persona controlla la bozza, decide e firma.
6. Il risultato è pronto per invio, registrazione o pagamento.

Controllo, errori e responsabilità

La responsabilità resta sempre alle persone: i dipendenti AI producono bozze, una persona firma e ogni azione viene registrata, così gli errori si possono rintracciare e correggere.

Qualunque sistema sbaglia, e qualunque persona pure. La differenza sta in come gli errori vengono intercettati. Una bozza che aspetta il controllo di una persona viene fermata prima di uscire dall'azienda. Un registro che mostra cosa il robot ha letto e creato rende facile capire da dove viene un errore.

I nostri lavorano con regole fisse. Niente viene creato o modificato senza il sì del titolare. Il lavoro arriva pronto dentro i tuoi account. Tutto ciò che il robot non può fare con esattezza passa a una persona invece di essere indovinato. Un solo comando ferma qualunque robot, all'istante.

Anche le nuove assunzioni hanno bisogno di controllo, di un altro tipo: formazione, supervisione, responsabilità chiare. Nessuno dei due assetti toglie il bisogno di qualcuno che risponda del risultato. Lo scopo di bozze e firma è rendere facile esercitare quella responsabilità.

Prendere la decisione per la tua azienda

Decidi compito per compito: elenca il lavoro di routine, dividi i compiti in base a quanto giudizio richiedono e misura con il tuo conteggio le ore che richiede la parte di routine.

Un esercizio semplice aiuta. Chiedi al team di elencare tutto ciò che ha fatto la settimana scorsa, poi segna ogni compito come routine, giudizio o entrambi. I compiti di routine con più ore alle spalle sono quelli in cui i dipendenti AI si adattano per primi. I compiti di giudizio sono quelli da proteggere, e forse quelli per cui assumere.

I dipendenti AI per aziende non sostituiscono un team, e una nuova assunzione non è l'unica risposta a un mese pieno. Molte aziende scoprono che la risposta onesta è entrambi: un dipendente AI per la battitura e l'archiviazione di routine, e persone per il lavoro che ha bisogno di loro. La checklist in questa pagina ti aiuta a dividere un compito alla volta.

Anche il costo funziona in modo diverso. Una persona è pagata per il suo tempo su tutto ciò che fa. I nostri si noleggiano ogni mese, un canone per flusso di lavoro scritto nel preventivo, in base alle ore che il lavoro toglie alla tua routine e a quanto è complesso. Girano sui nostri server collegati ai tuoi account; se il noleggio si interrompe, si ferma il flusso di lavoro e ogni documento resta tuo.

Qualunque cosa tu decida, comincia da un compito, misuralo in ore con il tuo metro e lascia la decisione alle persone che guidano l'azienda.

Domande