Una firma elettronica registra che una persona con nome e cognome ha accettato un documento preciso: apre un link riservato, firma, scrive il proprio nome e conferma il consenso. Un certificato registra chi ha firmato, quando e un'impronta del documento esatto, così ogni modifica successiva si vede.
Cos'è una firma elettronica
Una firma elettronica è qualunque modo elettronico con cui una persona mostra di accettare un documento, e in pratica vuol dire firmare su uno schermo invece che sulla carta.
Le forme più semplici sono familiari: spuntare una casella per accettare delle condizioni, scrivere il proprio nome in fondo a un'email, tracciare una firma con il dito su un tablet. La firma dei contratti online aggiunge una struttura attorno a quel momento. Il documento viene mostrato su una pagina riservata, chi firma viene identificato, l'atto della firma viene registrato e si produce un documento che lega la firma a quel documento esatto.
Il valore non sta nel disegno della firma. Uno scarabocchio su uno schermo, da solo, dimostra poco. Il valore sta nelle prove che lo circondano: chi ha aperto il documento, cosa ha visto, quando ha accettato e se il documento è cambiato da allora.
Per una piccola impresa che usa la firma elettronica, il vantaggio pratico è velocità e ordine. Niente stampa, scansione o spedizione; niente rincorse a una copia firmata persa nella posta; niente caccia all'ultima versione mesi dopo. Il documento firmato e il suo registro stanno insieme, archiviati dove devono stare.
Aiuta separare due domande che spesso si confondono. La prima è pratica: questa persona ha accettato questo documento esatto, e possiamo dimostrarlo? Un buon registro di firma elettronica risponde a questo. La seconda è giuridica: questo tipo di firma è accettato per questo tipo di documento, nel posto in cui ci troviamo? Dipende dalla legge locale, ed è per questo che conta la sezione più avanti su quando chiedere a un avvocato.
Cosa viene registrato
Un registro di firma ben fatto riporta chi ha firmato, come ha confermato il suo accordo, quando l'ha fatto e quale documento esatto ha firmato.
I software di firma elettronica differiscono molto in ciò che registrano. Alcuni strumenti conservano poco più dell'immagine di una firma appoggiata su un PDF. Altri tengono una traccia dettagliata. Prima di affidarti a qualunque strumento, guarda cosa contiene davvero il suo registro: è quello che mostreresti se una firma venisse messa in dubbio.
La tabella elenca cosa contiene un registro di firma accurato, e perché ogni voce conta.
| Voce registrata | Cosa mostra | Perché conta |
|---|---|---|
| Nome scritto da chi firma | La persona dichiara chi è | Lega la firma a una persona precisa |
| Firma tracciata | Il segno di accordo che tutti conoscono | Mostra un gesto voluto, non un clic per sbaglio |
| Riga di consenso | Chi firma conferma di accettare di firmare elettronicamente | Registra che l'accordo è stato dato consapevolmente |
| Azienda e ruolo | Chi firma per conto di quale parte | Mostra che la persona ha firmato per l'azienda, non solo per sé |
| Data e ora | Quando è stata apposta la firma | Fissa l'ordine degli eventi |
| Impronta del documento | Un codice unico calcolato dal file esatto | Ogni modifica successiva al documento si vede |
| Certificato | Una pagina che riunisce tutto quanto sopra | Una prova che puoi archiviare e mostrare |
L'impronta del documento e le modifiche successive
L'impronta di un documento è un breve codice calcolato da ogni carattere di un file; se cambi qualunque cosa nel file il codice cambia, quindi un documento firmato si può sempre confrontare con il suo registro.
Il nome tecnico è hash. Non serve capire la matematica per usarlo. Quello che conta è la proprietà: lo stesso file dà sempre la stessa impronta, e qualunque modifica, anche una sola cifra cambiata in un prezzo, ne dà una completamente diversa. E non si può fare il percorso al contrario per ricostruire il documento.
Ecco perché l'impronta va sul certificato di firma. Mesi dopo, se spuntano due versioni di un contratto, calcoli l'impronta di ciascuna e la confronti con il certificato. Quella che corrisponde è quella firmata. L'altra è stata modificata dopo.
Ecco come si svolge una firma tipica dall'inizio alla fine, seguendo il percorso della pagina di firma che usiamo oggi.
- Il documento viene preparato e trasformato in una pagina web riservata con un proprio link.
- Il documento esatto viene bloccato, così la sua impronta può essere registrata.
- Ogni firmatario apre il suo link riservato e legge il documento per intero.
- Traccia la sua firma, scrive il suo nome e spunta la riga di consenso.
- Data e ora di ogni firma vengono registrate.
- Quando tutte le parti hanno firmato, viene prodotto un certificato in PDF che riporta chi ha firmato, quando e l'impronta del documento.
- Una persona archivia insieme il documento firmato e il suo certificato.
Cosa mostra il tuo registro di firma?
Prendi l'ultimo contratto che la tua azienda ha firmato elettronicamente, o lo strumento che usi oggi. Spunta ogni voce che il suo registro mostra.
Firmare per conto di un'azienda
Quando un contratto è tra aziende, ciascuna firma attraverso una persona che ha il potere di impegnarla, e il registro deve mostrare sia la persona sia l'azienda.
Un contratto tra due imprese non viene firmato dalle imprese stesse. Lo firmano persone che agiscono per loro conto: di solito un amministratore, o qualcuno che l'azienda ha autorizzato. Un buon registro di firma indica l'azienda, la persona e il suo ruolo, così più avanti non ci sono dubbi su chi ha accettato e per conto di chi.
La nostra pagina di firma dei contratti online è attiva oggi. La proposta è una pagina web riservata, e ogni parte, cioè ogni azienda tramite il suo amministratore, firma con una firma tracciata, il nome scritto e una riga di consenso. Un certificato di firma in PDF registra chi ha firmato, quando e un'impronta del documento esatto; ogni modifica successiva si vede. È una pagina nostra, senza nessun servizio di firma di terzi in mezzo.
Quando firmano più parti, ognuna riceve il proprio link riservato, e il certificato si completa solo quando ha firmato l'ultima. L'ordine può contare. Un accordo di fornitura può essere firmato prima dal fornitore e poi controfirmato dall'acquirente; una proposta può essere firmata prima dal cliente. Concordate l'ordine prima di mandare i link, così nessuno firma una versione che l'altra parte non ha visto.
Se la persona che firma abbia davvero il potere di impegnare l'azienda è una questione tra le parti, non del software. Il registro mostra chi ha firmato e con quale ruolo; non può confermare che un consiglio di amministrazione o un patto tra soci lo consentissero.
Quando chiedere a un avvocato
Chiedi a un avvocato o a un consulente prima di firmare elettronicamente ogni volta che il documento è importante, insolito o regolato da norme di cui non sei sicuro.
Le leggi sulla firma elettronica cambiano da paese a paese, e spesso trattano in modo diverso tipi diversi di documenti. Alcuni documenti possono richiedere formalità aggiuntive, un testimone o un tipo particolare di firma. Non diamo consulenza legale e non attribuiamo alcun valore giuridico a nessuna firma in nessun paese. Verifica con il tuo consulente.
I casi qui sotto sono i motivi più comuni per chiedere prima di affidarsi a una firma elettronica, qualunque sia la dimensione dell'azienda.
Niente di tutto questo vuol dire che la firma elettronica sia rischiosa per i documenti ordinari di un'azienda, come proposte, accordi con i fornitori e lettere d'incarico. Vuol dire che lo strumento è una parte della decisione, e il tipo di documento, le parti e il luogo sono le altre.
- Documenti su immobili, terreni o successioni.
- Documenti che di solito richiedono un testimone o un notaio.
- Contratti regolati dalla legge di un altro paese.
- Accordi in cui una controversia è già probabile.
- Qualunque caso in cui non sei sicuro di chi abbia il potere di firmare per un'azienda.
Archiviare i documenti firmati
Archivia ogni documento firmato insieme al suo certificato, in una cartella con un nome che chiunque nel team possa trovare, e conserva entrambi finché l'accordo conta.
Una firma serve solo se la copia firmata si trova. Il problema più comune non è una firma contestata; è un contratto firmato dimenticato nella cartella dei download di qualcuno. Stabilite un solo posto per gli accordi firmati e un solo schema di nomi, per esempio il cliente o il fornitore, il tipo di documento e la data, e archiviate ogni documento nello stesso modo.
Tieni il certificato insieme al documento, non in un sistema separato. Se un giorno l'impronta viene controllata, servono entrambi i file uno accanto all'altro.
Vale anche la pena decidere chi nel team può mandare documenti alla firma, e da quale casella di posta. Una regola chiara evita che due versioni della stessa proposta partano da due persone diverse, ognuna con il suo link di firma, senza che nessuno sappia quale delle due ha firmato il cliente.
Infine, sappi cosa non fa nessuno strumento di firma. Non controlla che le condizioni siano eque, che la persona avesse il potere di firmare o che il contratto dica quello che intendevi. Registra l'accordo su un documento preciso. Leggere con attenzione il documento resta compito di chi firma, e una firma elettronica vale quanto la lettura che l'ha preceduta.
Domande
La firma elettronica ha valore legale?
Molti paesi riconoscono le firme elettroniche, ma le regole cambiano da paese a paese e da un tipo di documento all'altro. Non attribuiamo alcun valore giuridico a nessuna firma, in nessun paese; per i tuoi documenti verifica con il tuo consulente.
Che differenza c'è tra firma elettronica e firma digitale?
I due termini si usano spesso in modo approssimativo. Firma elettronica è l'idea generale di accettare un documento a schermo; firma digitale indica di solito metodi che usano codici crittografici, come l'impronta del documento, e in diversi paesi, Italia compresa, ha anche un significato giuridico preciso. Non attribuiamo alla nostra pagina di firma nessun livello giuridico: verifica con il tuo consulente.
Come si firma un documento elettronicamente?
Apri il link riservato che hai ricevuto, leggi tutto il documento, traccia la tua firma, scrivi il tuo nome e conferma la riga di consenso. Conserva il certificato che ricevi insieme alla copia firmata.
Cos'è l'impronta di un documento?
Un breve codice calcolato da ogni carattere di un file. Qualunque modifica al file dà un codice diverso, quindi confrontare le impronte mostra se un documento è proprio quello che è stato firmato.
Serve un servizio di firma di terzi?
Non necessariamente. La nostra pagina di firma è nostra, senza servizi di terzi. Qualunque strumento usi, controlla cosa contiene il suo registro e archivia il certificato insieme al documento.
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