Per automatizzare l'inserimento dati, individua dove arrivano i dati (email, PDF, scansioni), fai leggere i campi a un lettore automatico, confrontali con ciò che hai già e scrivili nel foglio o nel sistema come bozze pronte da controllare. Comincia dal documento che ricopi più spesso: è lì che recuperi più ore.
Dove si nasconde la ribattitura
Per automatizzare l'inserimento dati, trova prima dove il tuo personale ribatte informazioni che esistono già in un documento da qualche altra parte.
La ribattitura si nasconde sotto gli occhi di tutti perché sembra parte del lavoro. Qualcuno apre una fattura del fornitore e batte il totale in contabilità. Qualcuno copia un ordine da un'email in un foglio. Qualcuno legge un documento di trasporto scansionato e aggiorna l'elenco di magazzino. Ogni caso richiede pochi minuti, quindi nessuno li conta, ma tutti insieme possono riempire una buona parte della settimana lavorativa.
Un modo rapido per trovarli è fare una sola domanda a ogni routine: qualcuna di queste informazioni è già scritta in un documento che abbiamo ricevuto? Se la risposta è sì, quella battitura è candidata all'automazione dell'inserimento dati.
Prima di automatizzare l'inserimento dati, conviene elencare questi punti per una settimana normale. Annota il documento, dove arriva, dove finiscono i dati battuti e quanto tempo richiede più o meno ciascuno. L'elenco di solito è più lungo di quanto chiunque si aspettasse, e mostra subito da quale tipo di documento conviene partire.
Punti comuni in cui guardare:
- Fatture e note di credito dei fornitori battute nel sistema contabile.
- Ordini dei clienti copiati dalle email in un foglio o in un gestionale ordini.
- Scontrini e ricevute di spesa battuti in un elenco delle note spese.
- Documenti di trasporto e distinte di imballaggio confrontati a mano con gli ordini.
- Moduli di clienti o dipendenti ricopiati in un registro.
- Listini e preventivi copiati in un foglio prodotti.
Estrarre i campi
Estrarre significa leggere un documento e tirarne fuori i campi che ti servono, come fornitore, data, numero e importi, sempre con la stessa struttura.
Quando ti proponi di automatizzare l'inserimento dati, l'estrazione è il passaggio che tutti immaginano, ma è solo un anello della catena. I campi devono essere quelli che servono al passaggio successivo, chiamati ogni volta allo stesso modo, così che la data di un fornitore sia sempre una data e un importo sia sempre un numero.
Ci sono tre modi per leggere un documento, e una buona configurazione li usa tutti e tre. I documenti con un'impaginazione nota, come le fatture di un fornitore abituale, si leggono con un modello fisso: il robot sa dove si trova ogni campo. Scansioni e foto vengono prima trasformate in testo dal riconoscimento ottico dei caratteri, che legge i caratteri stampati sull'immagine. Tutto il resto, come un'impaginazione mai vista o un ordine scritto come una frase in un'email, si legge con l'aiuto di un modello linguistico.
È questa combinazione a costituire, in pratica, l'automazione dell'elaborazione dei documenti. I modelli fissi sono rapidi ed esatti; il riconoscimento gestisce la carta; il modello linguistico gestisce la varietà. Il nostro robot per le fatture dei fornitori, attivo oggi, funziona proprio così: fornitori noti con modello fisso, scansioni con il riconoscimento, il resto con l'aiuto di un modello AI.
L'estrazione non è mai perfetta. Uno scontrino stropicciato, una scansione sbiadita o una nota scritta a mano possono mettere in difficoltà qualunque lettore. Per questo i due passaggi successivi contano più dell'estrazione stessa.
Il confronto con i dati che hai già
Ogni campo estratto dovrebbe essere confrontato con i dati che hai già prima di essere scritto da qualche parte, così gli errori si fermano alla porta.
Un lettore che quasi sempre ha ragione a volte sbaglia comunque, e non sai quando. Il controllo trasforma l'incertezza in un segnale chiaro. Questo fornitore è nel nostro elenco? Il totale della fattura è uguale alle righe più l'imposta? Il prezzo è vicino all'ultimo che abbiamo pagato per questo prodotto? Questo numero di fattura è già stato registrato?
Ogni controllo superato aumenta la fiducia. Ogni controllo fallito è un motivo per fermarsi. Nel nostro lavoro la regola è ferma: ciò che il robot non può registrare con esattezza passa a una persona invece di essere indovinato. Un nuovo fornitore, per esempio, viene creato solo dopo l'approvazione del titolare.
Fonti utili per il confronto sono gli elenchi di fornitori e clienti, l'elenco prodotti, le registrazioni passate e uno storico dei prezzi. Noi teniamo un registro di ogni riga di prodotto acquistata e venduta, con il suo prezzo unitario, ricostruito dalle fatture passate e aggiornato in automatico; è attivo oggi e serve anche da controllo sui nuovi prezzi.
| Controllo | Cosa intercetta | Se fallisce |
|---|---|---|
| Fornitore o cliente noto | Nomi letti male, nuovi clienti o fornitori | Passa a una persona; le nuove anagrafiche richiedono approvazione |
| I totali tornano | Importi letti male | Passa a una persona |
| Non ancora registrato | Doppioni | Saltato e annotato nel registro |
| Prezzo vicino all'ultimo prezzo | Prezzi letti male, variazioni di prezzo reali | Segnalato perché una persona lo guardi |
| Le date hanno senso | Date lette male, anno sbagliato | Passa a una persona |
Scrivere nei fogli e nei sistemi
I campi controllati vengono scritti come bozze nel foglio o nel sistema in cui il personale lavora già, con il documento originale allegato o collegato.
Dove vanno i dati dipende dal lavoro. Le fatture dei fornitori diventano fatture passive in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato. Gli ordini diventano righe in un foglio. Gli scontrini diventano note spese in bozza con l'immagine allegata, servizio offerto e costruito su misura con lo stesso motore del robot per le fatture.
Spesso ci chiedono come automatizzare l'inserimento dati in Excel in particolare. Il principio è lo stesso per qualunque foglio di calcolo: il robot aggiunge una riga per documento, compila le colonne concordate e aggiunge un collegamento al documento archiviato. Ciò che conta è concordare le colonne in anticipo e non lasciare mai che il robot sovrascriva righe modificate da una persona.
Scrivere bozze invece di registrazioni definitive è una scelta voluta. Una bozza si controlla e si approva in pochi secondi, ma non può finire in silenzio in un report, in un pagamento o in una dichiarazione fiscale prima che qualcuno l'abbia guardata.
Le tue ore di inserimento dati
Inserisci i tuoi numeri per un tipo di documento. Il risultato è il tempo che il tuo personale dedica oggi a ricopiarlo, secondo il tuo conteggio; non è una promessa di ciò che l'automazione cambierebbe.
Controllare e correggere
Una persona confronta ogni bozza con il suo documento originale, la approva o la corregge, e ogni correzione diventa una lezione per il documento successivo.
Il controllo è rapido quando la bozza è completa e il documento originale è allegato accanto. Chi controlla non batte; confronta. La maggior parte delle bozze viene approvata così com'è. Quelle che richiedono una correzione mostrano dove vanno sistemati il lettore o i controlli, per esempio un fornitore che ha cambiato impaginazione.
Il controllo tiene anche la responsabilità dove deve stare. Il robot prepara; chi approva la registrazione è la persona che ha deciso che era corretta, esattamente come se l'avesse battuta lei.
Ogni azione viene scritta in un registro che puoi leggere: cosa è arrivato, cosa è stato letto, cosa è stato scritto e cosa è stato passato a una persona. Quando più tardi qualcuno chiede da dove viene una cifra, la risposta è un collegamento, non un'ipotesi.
Cosa l'automazione non fa
L'automazione toglie la ribattitura; non toglie il bisogno di qualcuno che sia responsabile dei dati, decida cosa è corretto e gestisca i casi insoliti.
Viene la tentazione di automatizzare l'inserimento dati e poi smettere di guardare. È proprio allora che i piccoli errori si accumulano: un fornitore che ha cambiato impaginazione, un prodotto rinominato, una valuta che compare per la prima volta. Un controllo breve e regolare delle bozze mantiene onesta la routine, e il registro di ogni azione rende facile vedere cosa è cambiato.
Né l'automazione mette ordine nei dati di partenza disordinati. Se due clienti hanno lo stesso nome o l'elenco prodotti contiene doppioni, il robot incontrerà la stessa confusione del tuo personale. Ripulire prima quegli elenchi è spesso il risultato più rapido di tutto il progetto.
I nostri dipendenti AI si noleggiano ogni mese, girano sui nostri server e lavorano dentro la posta, le cartelle, i fogli e il sistema contabile del cliente. Quando automatizzi l'inserimento dati in questo modo, documenti e registrazioni restano nei tuoi account; se il noleggio si interrompe, il flusso di lavoro si ferma e non c'è niente da riportare indietro.
Il primo documento da automatizzare
Il primo documento migliore da automatizzare è il tipo che ricopi più spesso, dalle fonti più prevedibili, con i controlli più chiari.
Per molte aziende è la fattura del fornitore: arriva per email, ha sempre gli stessi campi e i suoi totali si possono controllare con l'aritmetica. Per altre sono gli ordini dei clienti o le note spese. Il calcolo qui sopra trasforma i tuoi conteggi in ore, che sono l'unica misura onesta per capire se ne vale la pena.
Ecco come automatizzare l'inserimento dati per quel primo tipo di documento:
- Scegli il tipo di documento che ricopi più spesso e conta quanti ne arrivano ogni settimana.
- Misura quanto tempo richiede oggi ciascuno, da quando lo apri a quando lo archivi.
- Scrivi i campi che ti servono e dove va ciascuno.
- Elenca i controlli: clienti e fornitori noti, totali, doppioni, prezzi, date.
- Decidi cosa succede quando un controllo fallisce, e chi riceve quei documenti.
- Fallo girare su documenti reali mentre una persona controlla da vicino ogni bozza.
- Quando le bozze sono corrette in modo affidabile, continua a controllarle, ma più in fretta.
Domande
Come si automatizza l'inserimento dati dai PDF?
Raccogli i PDF in un unico posto, fai leggere ciascuno con un modello fisso o con l'aiuto di un modello AI, confronta i campi con i tuoi elenchi e con i totali, e scrivili come bozze con il PDF allegato perché una persona li approvi.
I documenti scansionati si possono leggere in automatico?
Sì. Il riconoscimento ottico dei caratteri trasforma l'immagine in testo, poi i campi vengono estratti e controllati. Le scansioni sbiadite o rovinate possono non essere lette e devono passare a una persona.
Come automatizzare l'inserimento dati in Excel?
Fai leggere e controllare ogni documento, poi aggiungi al foglio di calcolo una riga per documento, compilando le colonne concordate e collegando il documento archiviato. Non lasciare mai che l'automazione sovrascriva righe modificate da una persona.
L'inserimento dati automatizzato è preciso?
La sola estrazione non sempre è corretta. La precisione nasce dal confronto di ogni campo con i dati che hai già e dal passaggio a una persona di tutto ciò che non supera i controlli, invece di indovinare.
Cos'è l'automazione dell'elaborazione dei documenti?
È un software che riceve i documenti, ne riconosce il tipo, estrae i campi, li controlla e li scrive nel sistema giusto, con una persona che approva i risultati.
Raccontaci il tuo flusso di lavoro. Lo costruiamo su misura.
Scrivi a [email protected] con il documento che il tuo personale ricopia più spesso e le ore che richiede ogni settimana. Ti diciamo subito se lo leggiamo noi al posto vostro.
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