Riconciliazione bancaria automatica: come funzionano i suggerimenti

Perché la riconciliazione resta indietro

La riconciliazione resta indietro perché ogni movimento bancario richiede una piccola decisione, le decisioni si accumulano, e la riconciliazione bancaria automatica esiste per preparare quelle decisioni così che una persona debba solo confermarle.

Sulla carta, riconciliare è semplice: ogni riga dell'estratto conto deve corrispondere a qualcosa in contabilità, una fattura incassata, una fattura passiva pagata, una commissione, un giroconto. In pratica i clienti pagano più fatture insieme, o solo una parte di una. I riferimenti mancano o sono sbagliati. Le commissioni vengono trattenute dall'importo. Un fornitore restituisce un pagamento in eccesso mesi dopo. Ognuno di questi movimenti richiede qualche minuto di ricerca, e a fine mese nessuno ha quei minuti.

Così i movimenti non riconciliati crescono. Poi i numeri delle fatture non incassate sono sbagliati, perché i pagamenti arrivati non sono mai stati abbinati. I clienti ricevono solleciti per fatture che hanno già pagato. Il commercialista fa domande a cui nessuno sa rispondere in fretta. Recuperare diventa un progetto a sé.

La tabella mostra i motivi più comuni per cui un movimento resiste all'abbinamento, e cosa può fare un suggerimento in ogni caso.

Come vengono creati i suggerimenti di abbinamento

Ogni movimento bancario viene confrontato con le fatture di vendita aperte, le fatture passive aperte e i pagamenti ricorrenti noti, e il candidato migliore viene proposto con il motivo in evidenza.

Il confronto usa ciò che c'è sul movimento e ciò che c'è in contabilità: l'importo, la data, il nome del pagatore o del beneficiario ed eventuali riferimenti. Un suggerimento vale quanto il suo motivo, quindi ognuno dice perché è stato fatto: stesso importo e stesso numero di fattura nella causale, oppure stesso pagatore e un importo pari a due fatture aperte.

Una buona riconciliazione bancaria automatica impara anche dalle tue conferme. Quando una persona conferma che un certo pagatore salda sempre un certo tipo di fattura, o che un addebito mensile appartiene sempre allo stesso conto, questo diventa una regola, e il movimento successivo dello stesso tipo viene proposto con un motivo più chiaro.

Questo servizio è offerto e costruito su misura con lo stesso motore del nostro robot delle fatture dei fornitori, attivo oggi. Ecco come un movimento bancario lo attraversa.

1. I movimenti bancari del periodo vengono letti dal collegamento bancario o dall'esportazione dell'estratto conto.
2. Per ogni movimento, il robot cerca fatture di vendita aperte, fatture passive aperte e pagamenti ricorrenti noti che corrispondano per importo, data e controparte.
3. Ordina i candidati e tiene solo quelli con un motivo chiaro.
4. Scrive un suggerimento accanto al movimento: l'abbinamento proposto, il motivo ed eventuali differenze, come una commissione.
5. I movimenti senza un candidato chiaro vengono segnati come aperti, con una nota su cosa è stato cercato.
6. Una persona esamina l'elenco, conferma i suggerimenti buoni e gestisce i movimenti aperti.
7. Ogni suggerimento e ogni conferma vengono scritti nel registro di controllo.

Confermare un abbinamento, non forzarlo

Un suggerimento viene confermato da una persona; non viene mai forzato, e un movimento che non corrisponde con chiarezza resta aperto invece di essere spinto sulla fattura più vicina.

Forzare un abbinamento è il fallimento silenzioso di una riconciliazione bancaria automatica fatta male. Il saldo sembra giusto, ma il pagamento di un cliente ora sta sulla fattura di un altro cliente. Il primo riceve un sollecito per una fattura che ha pagato; il secondo risulta in regola quando non lo è. Nessuno se ne accorge finché qualcuno non si lamenta.

Per questo il nostro produce solo suggerimenti. Il robot non registra, non muove denaro e non decide. Una persona conferma ogni abbinamento nel sistema contabile, oppure lo rifiuta e ne sceglie un altro. Tutto ciò che il robot non può fare con esattezza passa a una persona invece di essere indovinato.

Confermare è anche più rapido di quanto sembri. Quando il motivo è scritto accanto a ogni suggerimento, la maggior parte si conferma con un'occhiata, e l'attenzione va ai pochi che ne hanno bisogno.

Movimenti non abbinati e cosa farne

I movimenti non abbinati diventano un elenco breve e con un nome che una persona smaltisce, ognuno con una nota su cosa è stato cercato e perché niente corrispondeva.

La maggior parte dei movimenti non abbinati rientra in pochi tipi, e ognuno ha un passo successivo abituale. Quando un pagamento di un cliente non si riesce a collocare, la mossa giusta spesso è chiedere al cliente quali fatture copre. Quella richiesta può essere preparata come email in bozza che una persona invia, ed è qui che la riconciliazione incontra l'automazione della gestione dei crediti verso clienti.

Movimenti non abbinati tipici e passo successivo abituale:

• Un pagamento di un cliente senza riferimento: chiedere al cliente quali fatture copre.
• Un pagamento a un fornitore che non corrisponde a nessuna fattura passiva: verificare se la fattura è mai stata ricevuta e registrata.
• Un trasferimento tra i tuoi conti: confermarlo e registrarlo come giroconto.
• Un addebito sconosciuto: verificare con la banca o con il titolare della carta prima di registrarlo.
• Un rimborso o un accredito: collegarlo alla nota di credito, o chiederne una al mittente.
• Tutto ciò che riguarda pagamenti o rimborsi di imposte: chiedere al tuo consulente come va registrato.

Restare aggiornati

La riconciliazione resta aggiornata quando si fa ogni settimana, in una sessione breve, su suggerimenti già preparati.

Un arretrato è soprattutto un problema di tempi. I movimenti di una settimana si ricordano facilmente; quelli di un trimestre no. Quando ogni settimana i suggerimenti sono pronti, la revisione occupa uno spazio breve e fisso nell'agenda di qualcuno, e i movimenti aperti sono ancora abbastanza freschi da risolversi con una sola email.

Lo spazio settimanale funziona meglio con la stessa persona ogni volta e un breve elenco scritto di regole: quali pagatori sono noti, quali addebiti sono ricorrenti, quali conti sono tuoi. La riconciliazione bancaria automatica fa allora la ricerca, e la persona dedica quel tempo alle decisioni invece che a frugare negli estratti conto.

Restare aggiornati alimenta anche il resto della contabilità. I pagamenti abbinati per tempo vogliono dire che l'elenco delle fatture non incassate è giusto, quindi gli eventuali solleciti vanno solo ai clienti che devono davvero dei soldi. I solleciti di pagamento preparati da quell'elenco sono un lavoro separato, anch'esso offerto e costruito su misura: un sollecito in bozza per ogni fattura scaduta, che una persona controlla e invia. È il cuore di ciò che si cerca in un software per la gestione dei solleciti, senza che nessun robot invii nulla.

Messi insieme, formano una semplice automazione della contabilità: fatture passive registrate in bozza, movimenti bancari abbinati tramite suggerimenti, solleciti preparati da un elenco corretto e una persona che firma ogni passaggio.

Cosa serve per partire

Per partire con la riconciliazione bancaria automatica servono l'accesso ai movimenti bancari, il tuo sistema contabile e una persona che riveda i suggerimenti ogni settimana.

I movimenti bancari possono arrivare dal collegamento che il tuo sistema contabile riceve già, oppure da un'esportazione dell'estratto conto. Il sistema contabile contiene le fatture aperte, di vendita e passive. I pagamenti ricorrenti si elencano una volta: affitto, abbonamenti, rate dei finanziamenti, bonifici degli stipendi, con il beneficiario e l'importo abituale.

Se c'è un arretrato, decidi prima quanto andare indietro. A volte la risposta giusta è chiudere i vecchi movimenti con il commercialista e ripartire da una data pulita, così la routine settimanale non resta sepolta sotto lo storico.

Aiuta anche concordare cosa conta come abbastanza vicino. Un suggerimento con una piccola differenza, come una commissione bancaria, si può confermare con una riga per la commissione; uno scarto più grande deve restare aperto. Mettere per iscritto questa tolleranza, insieme al commercialista, rende la riconciliazione bancaria automatica coerente da una settimana all'altra.

I nostri dipendenti AI si noleggiano ogni mese e girano sui nostri server collegati al tuo collegamento bancario e al tuo sistema contabile. Un interruttore di emergenza ferma qualunque robot con un solo comando, e niente viene acceso senza il tuo sì. L'autovalutazione qui sopra suggerisce una routine settimanale in base al tuo arretrato.

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